Журналы (книги) учета и регистрации документов (журнал. регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников, журнал регистрации приказов о.


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте его и откройте на своем компьютере.




3


ОГЛАВЛЕНИЕ


Введение
……………………………………………………………………..

3

Глава 1.Законодательное и нормативно
-
методическое
регулирование документирования деятельности отдела кадров
……
..


5

1.1. Законодательное регулирование

………………………………………..

5

1.2. Нормативно
-
методическое
регулирование
…………………………….

1
0

Глава 2. Анализ документирования деятельности от
д
ела кадров
ТувГУ
.
...............................................................................................................


2
4

2.1.
Организационные документы

29

2.2.
Распорядительные документы
………………………………………….

3
2

2.2
.
Информационно
-
справочные документы

…………………………….

42

Заключение
…………………………………………………………………...

74

Список использованных источников и литературы

…………………...

77

Приложен
ие







4


Введение


На сегодняшний день документирование трудовых правоотношений

неотъемлемая часть деятельности любой организации. От качества ведения

кадрового делопроизводства зависит успех организации. Поэтому следует
уделять значительное внимание деятельности кадровой с
лужбы.

Деятельность кадровой службы организации отличается от других сфер
деятельности и имеет ряд особенностей. К этим особенностям, прежде всего,
относится особая правовая и социальная ответственность которую
работодатель несет перед работниками. Кроме т
ого, документирование
работы с персоналом


непосредственное отражение отношений между
работодателем и работниками, закрепление ответственности, прав,
полномочий официально.

В настоящее время существует проблема недостаточного внимания
многих организаций к вопросу документационного обеспечения кадровой
службы. Большинство работодателей не учитывают всех требований
законодательства в этой области поверхностно. Это может объясни
ть прежде
всего рекомендательный характер нормативно
-
правовых актов,
регулирующих эту деятельность
, а также недостаточной их
проработанностью в локальном документообороте.

Исходя из вышесказанного актуальность темы выпускной
квалификационной работы не вызы
вает сомнений, и обусловлена высокой
значимости кадровой службы в обеспечении и функционирования
современного учреждения.

Объектом

исследования является документационное обеспечение
Тувинского государственного университета.

Предметом

исследования является
документирование деятельности
Отдела кадров Тувинского государственного университета.

Целью
данной работы является
анализ
документирования деятельности
Отдела кадров Тувинского государственного университета.

5


Задачи
работы:

-

рассмотреть з
аконодательное и

нормативно
-
методическое
регулирование документирования деятельности отдела кадров
;

-

проа
нализ
ировать
документировани
е

деятельности от
д
ела кадров
ТувГУ
.

Степень изученности темы.
При написании данной работы, были
изучены и проанализированы работы таких а
второв, как Бобылева М.П.
Васильева И.Н. Богатая И.Н., Карпов А.М., Кузнецова Л.Н. Демин Ю.М.
Кислов Д.В. Куприянова Г.И.,Санкина Л.В., Стенюков М.В. Труханович Л.В.
Чуковенков А.Ю. и других авторов.



В первую очередь была изучена и проанализирована норма
тивно
-
методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось
Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые
отношения ме
жду работником и работодателем, также мы исследовали
локальные документы Тувинского
государственного

университета такие как:
Инструкция по делопроизводству и Положение об отделе кадров.


Практическая значимость.

Данная работа может быть применена в
семинарских и практических занятиях студентов исторического факультете
при изучении особенностей кадрового

делопроизводства.


Структура работы.

Выпускная квалификационная работа состоит из
введения трех глав, заключения и списка использованных источников и
литературы.



6


Глава 1.Законодательное и нормативно
-
методическое регулирование
документирования деятель
ности отдела кадров

1.1. Законодательное регулирование

Кадровая служба организации
-

совокупность специализиро
ванных
структурных подразделений в сфере управления предпри
ятием вместе с
занятыми в них должностными лицами, призванны
ми управлять персоналом
в рамках избранной кадровой политики. Работа служб персонала имеет два
направления: тактическое и стратегическое. В рамках тактического
направления осуществля
ется текущая кадровая работа по формированию
трудовых ресур
сов. Суть кадровой работы в этом напр
авлении состоит в
определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно де
-
латься на практике в данный момент в сфере управления персона
лом.
Решение этих повседневных задач основывается на админист
ративных
методах
1
.

Стратегическое направлени
е работы служб персонала ориен
тировано
на формирование кадровой политики организации, то есть системы
теоретических взглядов, идей, требований, практиче
ских мероприятий в
области работы с персоналом, ее основных форм и методов.



Функции управления перс
оналом
-

это конкретные виды уп
-
равленческих работ, которые образуют циклический процесс уп
равления
персоналом. Функции службы управления персоналом определяют ее орга
-
низационную структуру.

Имеет место несколько подходов к классификации функций
управления персоналом.

По направленности работы с персоналом
2
:

1. Социальная функция. Отражается в обеспечении занятости,
безопасных условий труда, охраны труда.




1

Мосеев, Р. Н. Современное документоведение: учеб.пособие / Р. Н.
Мосеев.


М.: АСТ: Восток
-
Запад,
2007.
-

С.
-

52

2
Стенюков, М. В. Документоведение и делопроизводство: конспект лекций / М. В. Стенюков.


М.: А
-
Приор, 2007.


С.
-

18

7


2. Нормативная или регулятивная. Выр
ажается в установлении условий
труда, соблюдении трудового законодательства, правил охраны труда,
разрешении трудовых споров. Эта функция вытекает из положения службы
персонала как системы урегулирования кон
фликта между интересами
организации и интересами

работников и иных субъектов управления
персоналом.

3. Воспитательная. Отражается в способах мотивации работ
ников.

4. Информационно
-
аналитическая. Заключается в информаци
онном
обеспечении деятельности организации.

5. Контрольная.


Позволяет


службе


персонала


отслеживать
складывающуюся ситуацию как внутри организации, так и на рын
ке труда.

По характеру выполняемой работы:



Функция делопроизводства (подготовка приказов по личному составу,
ведение табельного учета и иные функции).

Административная

деятельность (принятие основных за
конодательных
положений в области организации и оплаты труда, заключение коллективных
договоров).

Трудоустройство (прием на работу, ознакомление с рабочим местом,
перевод).

Функции развития персонала (подготовка, оценк
а кадров, управление
карьерой сотрудников). Функции поддержания и стабилизации персонала
(матери
альное вознаграждение, социальные вопросы).

Группа разнородных функций
-

управление дисциплиной, ус
ловия
труда и ТБ, контроль за трудовыми отношениями.

Обыч
но называют следующие основные функции кадровой службы
среднего и крупного предприятия
3
:

-

обеспечение кадрами; подготовку, переподготовку и повышение
квалификации кадров;




3
Сауляк О.П.
Кадровая политика как фактор

обеспечения эффективности государственного управления и
совершенствования правопорядка // Государственная власть и местное самоуправление. 2015. № 10. С. 10
-

11.

8


-

оформление трудовых правоотношений; организацию оплаты труда;

-

выявление социа
льной напряженности в коллективе и сня
тие ее;

-

развитие отношений с органами рабочего самоуправления;
координацию работы по стабилизации условий труда и соблюде
нию техники
безопасности; обеспечение каждого подразделения организации
квалифицированными к
адрами.

Начинаем разговор о нормативно
-
правовых актах, необходимых
кадров
ым службам в их
деятельности.

Первый из них
-

Конституция РФ, ст.

37
4

которой посвящена праву
гражданина на труд и отдых; в этой же статье запрещен принудительный
труд, провозглашаю
тся права: на труд в условиях, отвечающих требованиям
безопасности и гигиены; на вознаграждение за труд без какой бы то ни было
дискриминации и не ниже установленного федеральным законом
мини
мального размера оплаты труда;

на защиту от безработицы; каждо
му
работающему по трудовому договору гарантируются установленные
федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и
праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.

Безусловно, основной законодательный акт, которым постоянно
руководствуется

в своей работе кадровая служба, это Трудовой кодекс РФ.

Однако в соответствии с ТК РФ
5

организация при установлении
трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового
кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопро
сы
труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные
нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого
находится организация, акты органов местного самоуправления, содержащие
нормы трудового права.




4

Конституц
ия Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года. М., 1993
г.

5

Трудовой Кодекс РФ (по состоянию на 1 января 2016г.) Комментарии к изменениям, принятым в 2012
-
2013гг.


Новосибиск: Норматика, 2016


206с.

9


Так, Закон Росси
йской Федерации от 21.07.1993


5485
-
1 «О
государственной тайне» определяет состав информации, относящейся к
государственной тайне (ст.

5 содержит сведения, которые могут ее
представлять);

Указ Президента РФ от 30.11.1995


1203 утвердил Перечень
сведений
, отнесенных к государственной тайне (последняя редакция от
26.09.2013). Указом Президента РФ


188 от 6 марта 1997

г. утвержден
Перечень сведений конфиденциального характера (последняя редакция от
23.09.2005), к числу которых относятся «сведения о фактах, событиях и
обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие
идентифицировать его личность

(персональные данные) за исключением
сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в
установленных федеральными законами случаях» (п.

1).

Вопросам защиты персональных данных посвящена специальная глава
Трудового кодекса РФ (глава 1
4
-

«Защита персональных данных
работника»), а также Федеральный закон от 27 июля 2006

г.


152
-
ФЗ «О
персональных данных» (последняя редакция от 23.07.2013). В ст.

11
Федерального закона от 29 июля 2004

г.


98
-
ФЗ «О коммерческой тайне» (в
редакции от 11.
07.2011) урегулирован вопрос конфиденциальности
информации в рамках трудовых отношений; его положения обязательно
учитываются при оформлении на должность, предполагающую работу с
конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и
о защите информации»


149
-
ФЗ от 27.07.2006 (последняя редакция от
29.12.2013) определяет важные для любого кадровика, использующего
информационные технологии в работе с кадровыми документами,
понятия:

-

информация;

-

информационные технологии;

-

информационная система;

-

информационно
-
телекоммуникационная сеть;

10


-

обладатель информации;

-

доступ к информации;

-

конфиденциальность информации;

-

предоставление информации;

-

распространение
информации;

-

электронное сообщение;

-

документированная информация;

-

оператор информационной системы.

Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на
бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25
декабря 2000

г.


2
-
ФК
З «О Государственном гербе Российской
Федерации», а также Постановление Правительства РФ от 27.12.1995


1268
«Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения
печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской
Федера
ции» (редакция от 14.12.2006).К важнейшим законодательным актам,
затрагивающим процесс документирования, следует отнести Закон
Российской Федерации от 25 октября 1991

г.


1807
-
1 «О языках народов
Российской Федерации» (последняя редакция от 02.07.2013) и
Федеральный
закон от 1 июня 2005

г.


53
-
ФЗ «О государственном языке Российской
Федерации» (последняя редакция от 02.07.2013), которые регулируют
использование государственного языка при составлении и оформлении
служебных документов
6
.

Напомним, что ст.

68

Конституции РФ устанавливает:
«государственным языком Российской Федерации на всей ее территории
является русский язык».

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями
граждан, надо руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006

г.


59
-
ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской



6
Кибанов А.Я. Основы

управления персоналом: Учебник / А.Я. Кибанов


М.:ИНФРА


М, 2013.

с.

54

11


Федерации» (последняя редакция от 02.07.2013), в котором определяется, что
следует понимать под обращением, предложением, заявлением, жалобой;


излагаются требования к содержанию письменного обращения:

Н
аименование адресата (государственного органа или органа местного
самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество
должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть да
н ответ, суть
обращения (заявления), личная подпись и дата. В зависимости от
организационно
-
правовой формы предприятия, ведомственной
принадлежности, местонахождения при оформлении кадровых документов
учитываются особые условия, установленные в соответству
ющих
законодательно
-
правовых актах, которые обязательно должны быть у
работника, ведущего кадровое делопроизводство.

Свои особенности имеет организация труда работников транспорта,
сезонных рабочих, сотрудников, работающих вахтовым методом, и т. д.

Для к
адровых служб, обслуживающих государственных и
муниципальных служащих, состав необходимых для работы
законодательных правовых актов еще шире.

Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен
иметь возможность ознакомиться с упомянутыми выше нор
мативно
-
правовыми актами, а также с законодательством о социальном страховании,
пенсионным законодательством и т. п. Поэтому пакет из них (в бумажной
либо электронной форме) должен быть в каждой кадровой службе.


1.2. Нормативно
-
методическое регулирование


Каждая служба кадров в своей деятельности руководствуется, помимо
законодательных актов, также методическими нормативными документами,
регламентирующими процедуру выполнения отдельных действий (операций,
записей и т. п.).

12


Важнейшее место среди таких доку
ментов занимают нормативные
акты, касающиеся работы с трудовыми книжками, бланками трудовых
книжек (ч. 2 ст. 66 ТК РФ)
7
:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков
трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные
Постано
влением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003


225
«О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от
25.03.2013);

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная
Постановлением Минтруда России от 10.10.2003


69.

Оформлени
е основных кадровых документов до недавнего времени
было унифицировано, и все российские кадровики в своей деятельности
были обязаны использовать формы первичной документации по учету труда
и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.
2004


1.

В настоящее время такая обязательность законом не предусмотрена,
однако во избежание ошибок и нареканий при проверках их целесообразно
использовать, предварительно утвердив отдельным приказом руководителя
или приложением к учетной политике орган
изации (ст. 9 Федерального
закона от 06.12.2011


402
-
ФЗ «О бухгалтерском учете»). ГОСТ Р 6.30
-
2003
закрепляет общие правила составления и оформления документов в
унифицированной системе организационно
-
распорядительной документации
с требованиями к оформле
нию документов; распространяется на
организационно
-
распорядительные документы: постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы,
включенные в ОКУД (класс 020000)
8
.




7

Трудовой Кодекс РФ (по состоянию на 1 января 2016г.) Комментарии к изменениям, принятым в 2014
-
2015гг.


Новосибиск: Норматика, 2016


206с.

8

ГОСТ Р 6.30
-
2003 "Унифицированная с
истема организационно
-
распорядительной документации.
Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от
03.03.2003 № 65
-
ст.

13


Со всеми этими видами документов работают в службе кадров.
Вопросы хранения, комплектования, учета и использования архивных
документов регламентированы Федеральным законом от 22.10.2004


125
-
ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также «Основными

правилами работы архивов организаций» (одобренными решением коллегии
Росархива от 06.02.2002)
9
.

В Основных правилах освещаются делопроизводственные вопросы
(требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления,
заполнения, ведения, порядок фор
мирования дел в делопроизводстве);
организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в
делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению;
подготовка дел к передаче в архив


оформление дел (нумерация, подшивка,
дооформление обложки
, составление описей, передача в архив), а также
вопросы работы с документами в архиве.

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих
документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, этот
документ незаменим для организации архива.

Служба кадров акционерного
общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения
документов акционерных обществ, утвержденное

Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от
16.07.2003


03
-
33/пс (в соответствии со ст. 89 Федерал
ьного закона от
26.12.1995


208
-
ФЗ «Об акционерных обществах»). Поскольку кадровикам
нередко приходится вести переписку как с организациями, так и с частными
лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и
т. п., рекомендуется иметь

текст Правил оказания услуг почтовой связи,
утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от
15.04.2005


221. В них изложен порядок адресования корреспонденции, а
также допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Важно также и знание



9

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125
-
ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
// Российская
газета, № 237, 27.10.2004.

14


пр
авил вручения корреспонденции (иногда адресат по какой
-
либо причине
пытается уклониться от получения), а также порядка отправки писем с
уведомлением о вручении.

Кадровику целесообразно иметь представление о нормах времени или
выработки, предусмотренных дл
я этих видов работ.

Существует большое количество нормативных документов,
содержащих нормы времени на работы, выполняемые сотрудниками
управленческого аппарата, разработанных Центральным бюро нормативов по
труду (Межотраслевые укрупненные нормативы времен
и на работы по
документационному обеспечению управления, утв. Постановлением
Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994


72;
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
комплектованию и учету кадров.М., 1991; и др.). Они рекомендую
тся для
применения в управленческом аппарате учреждений, организаций,
предприятий, фирм независимо от форм собственности; в них указываются
виды работ с определением норм времени на их выполнение, описывается
содержание работы, освещаются вопросы организац
ии труда, режима труда и
отдыха, рационального оборудования рабочих мест, санитарные нормы.

Положение о кадровой службе
-

это документ, устанавливающий
системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к
компетенции службы, и регламентирующий
порядок осуществления ее
повседневной деятельности. Положение относится к организационно
-
распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых
предприятием (организацией, учреждением) локальных актов
10
.

Организация любого предприятия начинае
тся с составления
положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности
подразделения.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:




10
Одегов Ю. Г. Управление персоналом: оценка эффективности /Ю. Г. Одегов.


Рос.эконом. акад.


М.:
Экзамен, 2012.


256с.

15


-

общие положения;

-

задачи;

-

структура;

-

функции;

-

взаимоотношения с другими подразделениями предпр
иятия;

-

права;

-

ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела
кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления
деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация
работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и
специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание
кадрового резерва; организация системы учета кадров
11
.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения
ст
руктуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и
закрепленные за ними подразделения отдела.


В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в
области кадровой работы, в частности:

-
разработка планов комплектования кадров в
соответствии с
программой развития предприятия;

-
оформление приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством;

-
учет личного состава предприятия;

-
сохранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по
делопроизводству;

-
контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и
распоряжений по работе с личным составом;




11
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособие.
-

3
-
е

изд.
-

М.: Изд. «Дашков и К», 2014.

16


-
изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка
мероприятий по ее устранению;

-
анализ состава, деловых качеств специ
алистов предприятия с целью
их рационального использования;

-
создание условий для повышения образовательного и
квалификационного уровня специалистов;

-
работа по созданию резерва на выдвижение;

-
подготовка предложений по улучшению расстановки и использовани
ю
рабочих;

-
подготовка и систематизация материалов для аттестационной
комиссии;

-
подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и
служащих к поощрению и награждению;

-
принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

-
осуществления

контроля и инструктажа работников отдела кадров;

-
организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил
внутреннего трудового распорядка;

-
ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
12

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприят
ия»
содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и
документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на
прием рабочих и служащих, представления о
поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются
сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме,
перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих,
изменении правил внутреннего тру
дового распорядка, сведения, относящиеся
к вопросам трудовой дисциплины.




12
Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие.


М.: Ассоциация
авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС,
2006
, с.72.

17


От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты
потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления
пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию

отдел кадров представляет сведения о списочной
численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего
времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении
материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для
опл
аты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках
работников предприятия.
13

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование
приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен
отдел

кадров, в частности:

-

право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для
полноценной работы отдела кадров материалов;

-

право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения
и увольнения;

-

право осуществлять связь с другими орг
анизациями по вопросам подбора
кадров;

-

право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех
указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника
отдела кадров за вып
олнение возложенных на отдел функций и
ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными
инструкциями.




13

Афанасьева, И. Анализ проблем правового
регулирования деятельности кадровой службы организации/ И.
Афанасьева, Л.В. Хорунжая // Юрист.
-

2003.
-

N 9.
-

С. 49.

18


Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три
раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к
квалификации по разрядам оплаты.
14

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров
являются:

-

руководство работой отдела;

-

обеспечение выполнения работ;

-

разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций,
инструкций;

-

обеспечение раци
онального использования материальных,
финансовых и технических средств;

-

проведение работ по защите информации, составляющей
коммерческую тайну;

-

обеспечение рационального распределения нагрузки между
работниками отдела;

-

создание условий для роста и
повышения квалификации персонала;

-

контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового
распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности,
производственной и трудовой дисциплины;

-

внесение предложений о поощрении отличившихся рабо
тников,
наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой
дисциплины;

-

обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

-

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящ
их и других органов, касающиеся
деятельности отдела;




14

Анисимов, А. Л. Особенности составления должностной инструкции/ А. Л. Анисимов // Трудовое право.
-

2004.
-


12.
-

С.96.


19


-

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие
порядок проведения работ в отделе;

-

основы экономики, организации труда и управления;

-

правила внутреннего трудового распорядка;

-

правила и нормы о
храны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ
определяется численностью работающих в организации.

Вся деятельность кадровой службы не имеет смысла без
сопровождающей ее кадровой до
кументации. Чтобы правильно оформлять
кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных
правовых актов и ими руководствоваться при оформлении трудовых
отношений. Кроме законодательных актов в каждой кадровой сл
ужбе должен
быть пакет с нормативно
-
методическими документами, в которых
описывается методика работы, то есть, как надо выпол
нять ту или иную
запись или операцию.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого
работодателя, согласно толко
ванию норм ТК РФ входят: штатное
расписание; правила внутреннего трудового распорядка; документы,
устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их
права и обязанности в этой области; график сменности при наличии сменной
работы; график о
тпусков; правила и инструкции по охране труда
15
.

Среди кадровой документации выделяются:


Распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую
деятельность ра
ботника:

а) приказ о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую
работу, о пре
доставле
нии отпусков, о поощрениях и дисциплинарных
взысканиях и т.п.




15
Кадровое делопроизводство: практическое пособие/ С.В. Андреев.
-

2
-
е изд., перераб. и доп.
-

М.: Альфа
-

Пресс, 2003,
232с.

20


б) приказы по основной деятельности организации (по
производственным вопросам, об утверждении в организации штатного
расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядке
проведения аттестации).


Информационно
-

расчетные документы
-

для учета персональных
данных (личная кар
точка работника, штатное расписание, табель учета
рабочего времени, личные дела).


Официальная внутренняя переписка (заявления работников,
служебные за
писки, объяс
нительные).


Журналы (книги) учета и регистрации документов (журнал
регистрации трудовых дого
воров, журнал регистрации приказов о приеме,
переводе и увольнении работников, журнал реги
страции приказов о
предоставлении отпуска, журнал регистра
ции приказов о командировках ра
-
ботников, журнал учета больничных листов и др.)
16
.

Все перечисленные внутренние документы организации условно
делятся на три блока:

-

обязательные,

-

рекомендованные (не обязательные),

-

зависящие от специфики организации
17
.

Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм
базируются на требо
ваниях, указанных в Постановлении Госкомстата России
от 5 января 2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты».

Доку
менты, для
которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии
с ГОС
Том Р 6.30
-
2003 «Унифицированная система документации.
Унифицированная система организа
ционно
-
распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».




16
Кадровое делопроизводство: практическое пособие/ С.В. Андреев.
-

2
-
е изд., перераб. и доп.
-

М.: Альфа
-

Пресс, 2003, 232с.

17
Делопр
оизводство в кадровой службе / под ред. Верховцева.
-

М.: ИНФРА
-
М, 2004, 385с.

21


Унификации подвергаются форматы, состав и расположение
реквизитов, тексты докумен
тов по кадрам. Унификация документов по
кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам,
фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокра
ще
ния
количества применяемых кадровых документов, типизации их форм,
снижения трудоемкости их обработки.

Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке,
соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных
реквизитов, котор
ые располагаются в определенном порядке. В процессе
подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов
может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение
документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов
д
окументов по кадрам выступают наиме
нование организации
-

автора
документа; код организации
-

автора документа; наименование вида
документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный
номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать; отмет
ка об исполнении
документа и направлении его в дело
18
.

Каждый документ, создаваемый в организации, имеет свое назначение.
Так, согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца
является основным документом о трудовой деятельности и трудовом ст
аже
работника
19
. В течение всего периода деятельности работника в организации
его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого
трудящегося документе.

Основным документом персонального учета работника является его
личное дело, которое считает
ся документом «Для служебного пользования»
и могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам и определенным
руководителям предприятия. Однако личные дела ведутся далеко не на всех



18
ГОСТ Р 6.30
-
2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная си
стема
организационно
-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и вв
еден
в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003
N
65
-
ст).

19
Трудовой кодекс Российской Федерации.
-

утв. ФЗ №197 в ред. от 01.10.2009.

22


сотрудников, а, как правило, на руководящих работников и специалистов
о
рга
низации. На других работников составляются личные карточки.

Необходимым условием, предшествующим подбору работников в
организацию, является составление и утверждение штатного расписания.
Штатное расписание содержит перечень струк
турных подразделений,
должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окла
дах,
надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом
работодателя или уполномоченным им лицом. Штатное расписание
позволяет определять количество имеющихся на данный моме
нт вакансий
для приема на работу. Не менее важным представляется тот факт, что в
случае увольнения кого
-
либо из сотрудников в связи с сокращением штата
(п.2 ст. 81 ТК РФ) ра
ботодатель, ссылаясь на штатное расписание, докажет в
суде невозможность трудоустр
ойства данного работника и законность его
увольнения.

Работодатель обязан составить график отпусков (ст. 123 ТК РФ)
20
. Он
отражает сведения об очередности распределения ежегодных оплачиваемых
отпусков сотрудников всех подразделе
ний организации по месяцам.
Составляя график отпусков, организация может равномерно распре
делить
уход сотрудников в отпуск и тем самым планирует работу кадров на год
вперед. Это обес
печивает стабильность и непрерывность деятельности.

Все документы по мере надобности передаются на х
ранение в архив
либо уничтожаются.

Сроки хранения любого вида документов указаны в «Перечне типовых
управленческих ар
хивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указание
м сроков хранения».

Основная масса документов, отнесенных к категории документов по
личному составу, должна храниться у того юридического лица, где человек



20
Трудовой кодекс Российской Федерации.
-

утв. ФЗ №197 в ред. от 01.10.2009.

23


работал, в течение 75 лет после его увольнения (за исключением некоторых
категорий документов)
21
.

При

увольнении из организации администрация обязана в тот же день
выдать работнику его трудовою книжку с записью об увольнении. Трудовые
книжки, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся в течение
двух лет в кадровой службе отдельно от остальных тру
довых книжек. После
этого невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в
тече
ние 50 лет, а затем уничтожаются
22
.

Деятельность кадровой службы в организации очень сложна и
разнообразна. На нее возло
жено огромное число обязанностей, выполн
ение
которых непосредственно связано с ведением кадровой документации.

При этом имеется множество различного рода нюансов, которые
необходимо знать работ
никам кадровой службы. Такое повышенное
внимание к точности оформления регулируется раз
личными нормат
ивными
актами, в том числе и таким федеральным законом, как ТК РФ, несоблю
-
дение которого приводит к привлечению к ответственности в судебном
порядке. В первую оче
редь это касается ведения документов по личному
составу, т.к. в связи с оформлением именно э
тих документов чаще всего
возникают трудовые споры между работником и работодателем. А это только
подтверждает всю важность и необходимость кадрового документирования.

Работникам кадровой службы ежедневно приходится иметь дело с
огромным количеством различ
ного рода документации. Именно на отделе
кадров лежит вся ответственность за правиль
ное оформление документов, их
своевременную подготовку. И чтобы облегчить, а также узако
нить
деятельность кадровиков в организации должен быть установлен единый



21
Перечень типовых управленческих а
рхивных документов, образующихся в процессе де
ятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указа
нием сроков хранения.
-

утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 ав
густа 2010 г. № 558.

22
Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения
трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работо
дателей") от 16.04.2003
N
225 (ред. от 19.05.2008).

24


порядок о
формле
ния всех видов кадровой документации, который должен
отвечать всем требованиям закона.

Для принятия обоснованных управленческих решений в организации
необходима эффек
тивная система управления персоналом, а одним из ее
важных элементов является кадр
овое дело
производство. Это неотъемлемая
часть жизнедеятельности любой компании. Это сложная и ру
тинная работа,
требующая хорошего знания законодательства и всех его изменений.
Другими сло
вами кадровым делопроизводством можно назвать
подтвержденный докум
ентально процесс управления кадрами.

Таким образом, можно смело сказать, что грамотное управление
персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового
делопроизводства и от того, насколько профессионально оно организованно
зависит успех управленческой де
ятельности в целом.




25


Глава 2. Анализ документирования деятельности от
д
ела кадров ТувГУ


Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением

Управления кадров и делопроизводства Тувинского государственного
университета
.

Отдел создается и
ликвидируется приказом ректора университета.

Отдел подчиняется непосредственно ректору ТувГУ.

Отдел возглавляет начальник отдела кадров, назначаемый на
должность прика
зом ректора университета.

Начальник отдела кадров должен иметь высшее профессиональное,
предпочти
тельно юридическое образование и стаж работы на руководящих
должностях не менее 5 лет.


Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от
должности приказом ректора университета по представлению начальника
отдела кадров.

В свой деятель
ности отдел кадров руководствуется: действующим
законода
тельством РФ о труде и образовании, иными законодательными и
нормативными актами РФ, постановлениями и распоряжениями
Правительства РФ, приказами и инструкциями, иными руководящими
документами Минист
ерства образования и науки РФ; Уставом ТувГУ;
Настоящим положением и другими локальными актами, регулирующими
деятельность ТувГУ: приказы, распоряжения, положения, регла
менты.
правила и инструкции, утверждаемые в установленном порядке и указания
ми
ректор
а
23
.

Отдел кадров имеет круглую печать с наименованием отдела и
высшего
учебного

заведения и гербовую печать.

Отдел кадров ТувГУ:

Осуществляет подбор, расстановку профессорско
-
преподавательского
состава, административно
-

управленческого, учебно
-

вспомогат
ельного и



23

Положение об отделе кадров Тувин
ского государственного университета

26


прочего обслуживаю
щего персонала, в соответствии с действующим
штатным расписанием.

Оформляет прием, перемещение и увольнение работников всех
категорий, согласно штатному расписанию.

Обеспечивает права, льготы и гарантии работникам университета,

определенных нормативными документами.

Дает консультации сотрудникам университета по вопросам,
обозначенных долж
ностными инструкциями специалистов отдела кадров.

Устанавливает прямые связи со службами занятости населения.

Структура Отдела кадров.

Структуру и штатную численность отдела утверждает ректор
университета исходя из условий и особенностей деятельности университета,
по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с планово
-
экономическим отделом.








Рис. 1. Структура Отдела кадров

Распределение обязанностей между сотрудниками отдела кадров
производится должностными инструкциями. Разрешение
вопросов,
возникших в процессе работы и не предусмотренных должностными
инструкциями, осуществляется сотрудниками отдела по указанию
начальника отдела кадров.




Начальник Отдела кадров

Ведущий
специалист

Документовед
I
катеоргии

Юрист
консультант

Инженер по
МОБ
подготовке

27


Функции


Комплектование университета кадрами профессорско
-
преподавательского состава,
рабочими, служащими, специалистами
требуемых профессий, специальностей и ква
лификации
24
.


Формирование и ведение банка данных о количественном и
качественном составе кадров университета.


Подбор и отбор сотрудников совместно с руководителями
структурных по
дразде
лений университета и внесение соответствующих
предложений об их назначении на ука
занные должности, оформление
приказов о приеме на работу, переводе.

Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в
соответствии с Трудо
вым Кодексом РФ, действ
ующими положениями,
инструкциями и соответствующими распоряжениями ректора университета.

Учет всего личного состава.

Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

Ведение установленной документации по кадрам.

Проверка материалов для предоставления
к поощрениям и
награждениям.

Подготовка материалов по привлечению сотрудников к
дисциплинарной ответст
венности.

Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств
сотрудников в про
цессе их трудовой деятельности.

Расстановка кадров на основе оценки их

квалификации, личных и
деловых ка
честв.

Контроль над правильностью расстановки сотрудников и
использования их труда в структурных подразделениях университета.

Анализ текучести кадров.




24

Положение об отделе кадров Тувинского государственного университета

28


Подготовка документов для оформления пенсий по возрасту, по
инвалиднос
ти, потери кормильца и предоставления их в органы социального
обеспечения в соответст
вии с законом РФ «О государственных пенсиях».

Подготовка и оформление документов для получения страховых
свидетельств Го
сударственного пенсионного страхования, выдача
ду
бликатов и обмен их в связи с изме
нением анкетных данных.

Исчисление общего и непрерывного стажа работы сотрудников
университета для назначения пенсий.

Контроль над состоянием трудовой дисциплины в структурных
подразделениях университета и соблюдением сот
рудниками правил
внутреннего трудового распорядка ТувГУ, разработка мероприятий по
устранению выявленных недостатков.

Рассмотрение жалоб и заявлений сотрудников по вопросам приема,
перемещения и увольнения, фактов нарушения трудового законодательства.

Прин
ятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих
жалобы сотруд
ников на несоблюдение норм трудового законодательства.

Участие в работе комиссии по аттестации работников учебно
-

вспомогательного и административно обслуживающего персонала.

Выдача служеб
ных удостоверений сотрудникам университета.

Выдача справок всем категориям сотрудников университета по их
просьбе о рабо
те: занимаемой должности, квалификации, даты и номера
приказа.

Подтверждение анкетных данных сотрудникам университета на
получение ими
загранпаспортов.

Участие в работе комиссий по трудоустройству молодых специалистов.

Обеспечение учета, сохранности и выдача бланков дипломов,
приложений к ди
пломам деканам факультетов, начальнику студенческого
отдела (зам начальника студен
ческого отдела)

и зав. учебным отделом КПК
для их оформления и вручения выпускни
кам университета согласно
приказам о присвоении квалификации.

29


Осуществление заказа на поставку в университет требуемого
количества бланков дипломов, академических справок, приложений к
дипло
му и прочих документов строгой отчетности.

Оформление сотрудникам университета доверенностей на получение
денег в кассе университета.

Заверка копий соответствующих документов.

Подготовка необходимых статистических данных по кадрам в
Министерство об
разования и науки РФ, в статистическое управление и
другие подразделения университе
та.

Подготовка ответов на запросы государственных, муниципальных
органов власти, общественных и других сторонних организаций,
предприятий и учреждений в пределах компетенци
и работы отдела кадров.

Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров
взаимодействует со всеми структурными подразделениями университета по
кадровым вопросам.


С бухгалтерией взаимоотношения по вопросам начисления и выплаты
заработной платы сотрудн
икам ТывГУ (сведений о приеме, перемещении
сотрудников с их должностными окладами, доплатами и надбавками, об
увольнении сотрудников университета и других приказов по личному
составу; ежемесячный сбор табелей от подразделений для проверки
правильности их з
аполнения; приём от сотрудников листков временной
нетрудоспособности, проверка правильности их заполнения, подсчёт и
проставление на листках страхового стажа % выплаты и количества
оплачиваемых дней университета по структурным подразделениям листков
времен
ной нетрудоспособности; учёт отведённого законодателем времени на
периоды оплачиваемой нетрудоспособности, наступившей по различным
причинам; совместная работа по подготовке ответов на запросы УПФ РФ и
30


по ежегодной сдаче индивидуальных сведений, сверка пер
сональных данных
сотрудников)
25
.

С планово
-
экономическим отделом взаимоотношения по вопросам
получения и исполнения штатного расписания университета, оформления
трудовых договоров, дополнительных соглашений, заявлений, докладных
записок и других документов,

касающихся оплаты труда.

С отделом правового обеспечения взаимоотношения по вопросам
получения информации об изменениях трудового законодательства,
законодательства о социальном обеспечении, разъяснений действующего ТК
РФ, порядка его применения и правово
го обеспечения разрабатываемых
кадровых документов.

С АХЧ взаимоотношения повопроса получения необходимого
оборудования и необходимых материалов (оргтехника, канцтовары и т.п.)
для работы отдела кадров и осуществления ремонта служебных помещений
отдела кад
ров.

С отделом делопроизводства взаимоотношения по вопросам получения
писем, заявлений, напечатанных приказов по личному составу, архивных
справок и копий приказов по основной деятельности и других документов,
рассылки писем, сдачи документов, подлежащих х
ранению более 5 лет.

С УПФ РФ в г. Кызыле Республики Тыва взаимоотношения по
вопросам оформления пенсии по старости и по инвалидности; ежегодная
подача списков уволенных и принятых сотрудников ТувГУ и предоставление
информации о сотрудниках, идущих на пенс
ию


2.
2.

Организационные документы

К организационным документам относятся
-

Устав, правила,
положения, инструкции, регламенты; распорядительные документы приказы



25

Положение об отделе кадров Тувинского государственного университета

31


и распоряжения. Деятельность коллегиальных и совещательных органов
фиксируется в протоколах
26
.

В соответствии с уставом Университета, предусматривается
составление такого документа, как

структура и штатная численность.

Его
назначение


закрепление состава структурных подразделений (отделов)
организации и штатной численности каждого из них и всей ор
ганизации в
целом
27
.

Проект структуры и штатной численности по поручению руководителя
организации готовится отделом кадров, визируется главным бухгалтером,
заместителями руководителя организации, подписывается заместителем
руководителя по персоналу и утвер
ждается руководителем организации с
проставлением печати.

Обычно этот документ утверждается на год. Если в течение этого
времени в него вносятся изменения, они оформляются приказом
руководителя.

Так как штатное расписание является не только организационным
, но и
первичным учетным документом, его форма унифицирована (форма № Т
-
3) и
входит в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплате, утвержденный постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении у
нифицированных форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее


Постановление об утверждении унифицированных форм по учету труда и его
оплаты). Указанная форма штатного расписания обязательна к применению
предприятиями, учреждениям
и и организациями независимо от их
организационно
-
правовой формы и формы собственности.

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы
организации и главным бухгалтером. Работодатель утверждает штатное
расписание приказом или распоряжением
руководителя организации, решает



26

Демин М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент.
-

М.: БераТор, 2010


С. 54

27

Устав ФГБОУ ВО Тувинский государственный университет
[
электронный ресурс
]
:
-

режим доступа
www
.
tuvsu
.
ru

32


вопросы его изменения, дополнения, сроков действия и даты введения. В
грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и
месячный фонд заработной платы.

Унифицированная форма № Т
-
3 "Штатное расписание"


Положение о кадровой службе



один из важнейших локальных
нормативных актов организации длительного действия, регламентирующих
статус и место кадровой службы в системе управления, все стороны и
направления ее деятельности: работу с персоналом, порядок пост
роения и
функционирования системы кадрового менеджмента, статус кадровой
службы в иерархической структуре организации, цели и задачи, функции и
взаимодействия службы персонала, права и ответственность ее сотрудников.

Правила внутреннего трудового распорядк
а и Положение о персонале.
Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о персонале


важнейшие документы, определяющие режим работы организации, порядок
профессионально
-
трудовых отношений, закрепленных в локальных
нормативных актах организации, пр
едприятия, учреждения
28
.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют:




28
Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко.
-

Томск: изд
-
во ТПУ, 2009.
-

112 с.


33


-

порядок приема и увольнения работников;

-

основные права, обязанности и ответственность сторон трудового
договора;

-

режим рабочего времени (начато и окончание рабочего дня
и
установленных перерывов, учет и нормирование рабочего времени);

-

меры поощрения за труд, применяемые к работникам;

-

иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Для сокращения количества применяемых форм документов в
университете могут
разрабатываться унифицированные формы документов
(УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в
соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.
Используемые в университете УФД должны обеспечивать юридическую
силу документов, сп
особствовать их оперативному исполнению и
последующему использованию в справочных целях.


2.2 Распорядительные документы

Официальные служебные документы создаются на бланках. Бланк
представляет собой лист бумаги стандартного формата, на который
различными
способами наносится информация, необходимая для
конкретного вида документа.

Прежде всего, бланк придает информации официальный характер. Он
является «визитной карточкой» автора документа, так как включает
постоянную информацию об организации, характеризую
щую ее как
создателя официального письменного документа
29
.

Кроме того, применение бланков значительно ускоряет процесс
создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает
трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повыша
ет
культуру управленческого труда.




29
Спивак
В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). Краткий курс. Серия
Краткий курс Издательство Питер, 2010 год.

34


При изготовлении документов на двух и более страницах на бланках
изготавливают только первую страницу. Для изготовления всех следующих
страниц используют стандартные листы бумаги, которые нумеруют,
проставляя номер страни
цы посередине верхнего поля листа. Если документ
подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист
каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из
организации.

Бланк может быть изготовлен типографским способом, а также с

помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью
компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, который
автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

Для изготовления бланков организационно
-
распорядительных
докумен
тов установлены два основных формата бумаги А4 (210х297мм) или
А5 (210х148мм), которые используются для подготовки распорядительных
документов (приказы, распоряжения, протоколы и т.п.), служебных писем,
справок, договоров, актов и других документов. На бум
аге формата А6
(105х148мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для
документов небольшого (до семи строк) объема (должностной бланк для
оформления резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть
изготовлены с учетом размеров полей:

л
евое поле
-

20 мм; (на документах постоянного срока хранения
-
30 мм)

правое поле
-

10 мм.

нижнее поле
-

20 мм

верхнее поле


20мм

Независимо от способа изготовления, бланки документов
разрабатываются с учетом требований государственного стандарта не только
к составу, но и порядку расположения реквизитов. ГОСТ Р 6.30
-
2003
35


предусматривает два варианта расположения реквизитов: продольно
е
(продольный бланк) и угловое (угловой бланк)
30
.

В продольном бланке все реквизиты располагаются вдоль верхнего
поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом
расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и
выравнивают
ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Угловые бланки могут применяться при составлении писем и других
документов, содержащих адресование (служебные, докладные или
объяснительные записки), а также для документов, требующих утверждения
(
положения, акты, инструкции).

Продольные бланки применяются для распорядительных документов.
Целесообразно использовать продольные бланки в случаях, если
наименование организации содержит большое количество печатных знаков
или реквизиты бланка представлены

на двух языках. Слева размещаются
реквизиты бланка на русском языке, справа


на иностранном языке.

Состав и виды применяемых бланков утверждаются руководителем
организации по представлению ОД. Употребление бланков произвольной
формы не разрешается.

При
оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и
правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих
оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый
документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов
(состав
ных частей) и стабильный порядок их распределения.

Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм
базируются на требо
ваниях, указанных в Постановлении Госкомстата России
от 5 января 2004г.


1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты». Доку
менты, для
которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии



30

ГОСТ Р

6.30
-
2003 "Унифицированная система организационно
-
распорядительной документации.
Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от
03.03.2003 № 65
-
ст.

36


с ГОС
Том Р 6.30
-
2003 «Унифицированная система документации.
Унифицир
ованная система организа
ционно
-
распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».

Унификации подвергаются форматы, состав и расположение
реквизитов, тексты докумен
тов по кадрам. Унификация документов по
кадрам устанавливает единообразие
состава и форм документов по кадрам,
фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокраще
ния
количества применяемых кадровых документов, типизации их форм,
снижения трудоемкости их обработки.

Документы по кадрам должны оформляться, как правил
о, на бланке,
соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных
реквизитов, которые располагаются в определенном порядке. В процессе
подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов
может быть дополнен другими реквизитам
и, если того требуют назначение
документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов
документов по кадрам выступают наиме
нование организации
-

автора
документа; код организации
-

автора документа; наименование вида
документа или унифицирован
ной формы; код формы; дата; регистрационный
номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать; отметка об исполнении
документа и н
аправлении его в дело
31
.

Каждый документ, создаваемый в организации, имеет свое назначение.
Так, согласно статье 66 ТК РФ трудо
вая книжка установленного образца
является основным документом о трудовой деятельн
ости и трудовом стаже
работника
32
. В течение всего периода деятельности работника в организации
его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого
трудящегося до
кументе.




31
ГОСТ Р 6.30
-
2003. «Унифицированные системы документации
. Унифицированная си
стема организационно
-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением
Госстандарта РФ от 03.03.2003
N
65
-
ст).

32
Трудовой кодекс Российской Федерации.
-

утв. ФЗ №197 в ред. от 0
1.10.2009.

37


Основным документом персонального учета работника является его
личное дело, которое считается документом «Для служебного пользования»
и могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам и определенным
руководителям предприятия. Однако личные де
ла ведутся далеко не на всех
сотрудников, а, как правило, на руководящих работников и специалистов
орга
низации. На других работников составляются личные карточки.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения при
нятых законодательных, нормативных
правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых
решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно
-
распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами
орган
изации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно
несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все
распорядительные документы делятся на две группы:

-
документы, издаваемые в условиях коллегиа
льности;

-
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Приказ


основной правовой распорядительный документ, издаваемый
ректором на правах единоначалия и в пределах его компетенции, для
решения основных оперативных задач, стоящих перед

университетом
33
.

Приказ может быть как нормативным актом управления, содержащим
нормы права, регулирующие определенные сферы отношений внутри вуза,
так и актом применения нормы права (приказ о назначении на должность).

Приказы подписываются лично ректором
. В его отсутствие право
подписи приказов предоставляется лицу, исполняющему обязанности
ректора в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

Приказы подразделяются на две основные группы:




33

Инструкция по делопроизводству Тувинского государственного университета

38


по основной деятельности;

по личному составу: работнико
в и обучающихся (студентов).

Б
ланк приказа
/


МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования


«ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ТувГУ)


ПРИКАЗ


00.00.0000






______

г. Кызыл




О
тдел кадров на основании соответствующих представлений
готовит
п
роекты приказов по личному составу работников.

Контроль за

правильностью оформления проектов приказов
осуществляет Отдел делопроизводства.

Приказ имеет следующие реквизиты: наименование вышестоящей
организации, полное наименование университета, сокращенное
наименование университета в скобках, наименование вида до
кумента


ПРИКАЗ, дата документа, регистрационный номер, место составления или
издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования
34
.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.
Точка в конце заголовка не ставится. Заголов
ок печатается полужирным
шрифтом через один межстрочный интервал, выравнивается по центру.

Например:




34
Инструкция по делопроизводству Тувинского государственного университета

39


О принятии на работу


Рис. 2.


Пример Приказа о приеме на работу


Текст отделяется от заголовка двумя
-
тремя межстрочными
интервалами, печатается через
1,5 интервала от левой границы текстового
поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая
строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового
поля.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной ч
асти.

В констатирующей части (обосновании) кратко излагаются цели и
задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

40


Может указываться правовое основание, причина или цель издания
документа, например:


В соответствии с приказом
Росархива от 30 ноября 2006 г. № 86 «Об
обеспечении сохранности документов»

ПРИКАЗЫВАЮ: …


Распорядительная часть приказа начинается словом
«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с
новой строки. Текст распоряжения словесной импера
тивной формулы не
имеет. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых
выделяется в самостоятельный пункт. Действия однородного характера
могут быть перечислены в одном пункте
35
.

Если пункт приказа содержит конкретное поручение, в нем
указыв
аются:

-

наименование должности, фамилия, инициалы исполнителя или
исполнителей;

-

поручение;

-

срок выполнения поручения.


Например:


Начальнику Отдела кадров
разработать и представить на утверждение
план работы на 1
-
ое полугодие 2016

г.

Срок исполнения



15.01.201
6
.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке
поручения на отдельные задания, каждое из них формулируется отдельным
подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта



35

Инструкция по делопроизводству Тувинского государственного университета

41


приказа (распоряжения) содержит только од
но задание с одним сроком
исполнения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части
приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный или
нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период
действия данного при
каза. Количество исполнителей по каждому пункту
(подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается
первым.

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные
документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта
приказа
(распоряжения) необходимо их перечислить с указанием наименования
документа, его даты, номера, заголовка,

например:

Признать утратившим силу приказ директора института от 05 августа
2010 г. № 75 «Об утверждении Инструкции о работе с информацией
ог
раниченного доступа».

Последний пункт приказа (распоряжения)


пункт о контроле, в нем
указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение
документа. Его инициалы и фамилия, например:

Контроль за исполнением приказа возлагается на
начальн
ика отдела
кадров

В текст приказа не следует включать пункт «Приказ довести до
сведения …».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится
приказ, перечисляются в указателе рассылки, который оформляется на
обороте последнего листа под виз
ами согласования или на отдельном
указателе рассылки.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному
согласованию.

42


Визы включают должности визирующих, личные подписи,

расшифровку подписей и дату. Приложение к приказу визируется
руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на
оборотной стороне последнего листа. При наличии нескольких приложений,
приложения нумеруются.

Проект приказа во исполнение ра
спорядительного документа
вышестоящей организации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если
руководство вуза не установило иной срок.

В приказах по личному составу указываются фамилия, имя, отчество
(полностью), должность и подразделение работающего
сотрудника.
Заверенные копии приказа или выписки из него подшиваются в личное дело.

Проект приказа, согласованный с соответствующими подразделениями,
проходит экспертизу в отделе правового обеспечения университета в части
применения и использования
действующих норм права и соответствующих
нормативных документов.

Первый лист приказа печатается на бланке приказа, а последующий
текст на стандартных листах бумаги формата А4; второй и последующий
должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посе
редине
верхнего поля листа.

Приказы регистрируются в журнале регистрации приказов (название,
номер, дата) в отделе делопроизводства в день подписания их ректором.
Первый экземпляр приказа остается в отделе делопроизводства.

В целях ускорения прохождения п
риказов по движению личного
состава, отдел кадров и студенческий отдел устанавливают номера приказов,
согласованные с отделом делопроизводства.

Формирование приказов на увольнение сотрудников должно
производиться в день увольнения сотрудника и передаваться

в бухгалтерию в
этот же день.

В проектах приказов не допускается:

43


-
изменение сроков выполнения заданий, предусмотренных актами
вышестоящих органов в сторону их увеличения;

-
применение произвольных сокращений или искажение наименований
государственных орг
анов и других учреждений, а также, предприятий и
организаций;

-

применение произвольных (не общепринятых) технических и других
терминов, сокращенных слов и наименований.

Приложения являются неотъемлемой частью приказа (распоряжения).
Издание вместе с прика
зом (распоряжением) приложений, не упомянутых в
тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в
виде самостоятельного документа, то в этом случае на нем в правом углу
проставляется гриф утверждения, например
:

Инструкция

УТВЕРЖДЕНА

приказом ректора

№5 от 22.01.2015


Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть
сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное
содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например:

«О
поощрении сотрудников
», «Об изменении
личных данных сотрудника
».

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа
(«приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты,
если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и
выпо
лнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают
44


управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются
с глагола в неопределенной форме.


Например: Создать рабочую группу в составе...


В том случае, если действие
предполагает конкретного исполнителя,
соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности
и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в
дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны
организации или стр
уктурные подразделения. Сведения об управленческом
действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с
обозначением объекта действия.


Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и
оформляется как дата завершения исполнения.

Напри
мер: Срок представления 15.07.201
6
.


В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных
лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного
документа.

Например:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
начал
ьника отдела

«Ф. и инициалы сотрудника»
.


Обязательными реквизитами приказа являются: наименование
организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный
номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту,
подпись, визы согл
асования документа.

Распоряжение


документ, издаваемый ректором и проректорами в
пределах своей компетенции преимущественно по вопросам
45


информационно
-
методического характера, а также по вопросам
организационно
-
оперативного управления деятельностью универс
итета,
исполнения решений Ученого совета и приказов. Распоряжение не должно
содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Различия заключаются в следующем: распорядительная часть
отделяется отконстатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ»,
которое

так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля
прописными буквами, или без какого
-
либо слова, т.е. непосредственно
следует за констатирующей частью после двоеточия. Если требуется
разъяснение целей и мотивов принятия распоряжения, то в проект
е
приводится вступительная часть


преамбула.

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк
конкретного вида документа).

Б
ланк распоряжения
;


МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования


«ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ТувГУ)


РАСПОРЯЖЕНИЕ


00.00.0000






______

г. Кызыл


Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование
организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и
регистрационный номер документа, мест
о составления или издания,
заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

46


Регистрация распоряжений осуществляется в отделе делопроизводства.
Распоряжения нумеруются порядковым номером, в пределах календарного
года. Регистрационный номер состоит
из порядкового номера распоряжения.
Первый лист распоряжения печатается на бланке распоряжения. Визы
проставляются на обороте последнего листа распоряжения
36
.

Бланк приказа, распоряжения
содержит следующие реквизиты:

-
наименование организации


автора
документа;

-
наименование вида д
окумента
-

ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ
;

-
место составления (издания) документа;

-
отметки для проставления даты и регистрационного номера документа

Личная карточка формы Т
-
2 является основным учетным документом.
Заполняется на весь
персонал предприятия (постоянных работников,
временных, совместителей и т. п.).

Совокупность личных карточек формы Т
-
2 составляет картотеку
личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками
кадровой службы на основании соответствующих докум
ентов (паспорта,
трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или
квалификации, решений аттестационной комиссии и т. п.) и хранится на
предприятии.

Личная карточка формы Т
-
2 является документом, обеспечивающим
работу по учету качественного и
количественного состава кадров, получение
оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с
данными документами требует от сотрудников кадровой службы
постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в
Т
-
2 (перевод
на другую должность, повышение квалификации,
предоставление различных видов отпусков, изменения оплаты труда, данные
воинского учета и т. д.)
37
.




36

Инструкция по делопроизводству Тувинского государственного университета

37
Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко.
-

Томск: изд
-
во ТПУ, 2009.
-

112 с.

47


Трудовая книжка


это основной документ, подтверждающий
трудовую деятельность.

Она служит для установления
общего, непрерывного и специального
стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается
особое значение.

Порядок заполнения этого документа регламентируется Правилами
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой
книжки и
обеспечения ими работодателей (утв. постановлением
Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц,
работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки
не
заводятся.

Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить
администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы,
должны быть заверены подписью руководителя предп
риятия или специально
уполномоченного

им

лица и печатью предприятия или его отдела кадров.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документом, требующим точного
оформления. Ошибочное, небрежное заполнение трудовых книже
к может
привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а в ряде
случаев к незаконным выплатам государственных средств. Лицом,
персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек,
чаще всего является начальник отдела кадров, а там,

где такого отдела нет,


специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой
ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода
сокращения при занесении записей в трудовую к
нижку не допускаются.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под
расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает
48


необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе)
заверенную выписку сведений о работе

из

трудовой книжки (трудовую
книжку вносятся:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения,
образование, профессия, специальность;

• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную
работу, увольнение;

• сведения о награждени
ях и поощрениях: награждение орденами и
медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, а
также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными
документами; другие поощрения, предусмотренные действующим
законодательством;

• свед
ения об открытиях, на которые выданы дипломы, об
использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о
выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовые книжки не записываются. Однако увольнение с
работы за нарушение трудовой дис
циплины (как и по любому другому
основанию) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием
причины увольнения.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную
работу, о поощрениях и т. д. вносятся администрацией после издания
соответст
вующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока
со дня его издания, а при увольнении


в день увольнения. Эти записи
должны точно соответствовать текст) приказа (распоряжения).

Работнику должна быть предоставлена возможность контроля
правиль
ности ведения его трудовой книжки. При увольнении рабочего или
служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в
трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются
подписью руководителя организации или специально уполномоч
енного

им

лица и печатью отдела кадров.

49


Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под
расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает
необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе)
заверенную выписку св
едений о работе

из
трудовой книжки.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то
администрация организации в этот же день направляет ему почтовое
уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почт
ой с доставкой по указанному адресу
допускается только с согласия служащего.

Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек
уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не
допускается.

В случае смерти работника трудовая книж
ка выдается на руки его
ближайшим родственникам под расписку или высылается

по
почте по

их

требованию.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения,
хранятся в течение двух лет в отделе кадров (отдельно от остальных
трудовых книжек), а за
тем сдаются на 50
-
летнее хранение в архив данной
организации. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в
установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив,
составляются опись и

акт,
копии которых хранятся в отделе кадров.

Таким

образом, организационно
-
распорядительные документы отдела
кадров Тувинского государственного университета как и во всех кадровых
учреждениях состоят из приказов по личному составу, в издании
распоряжений входящую в компетенцию отдела. Все унифицированные
формы находятся в металлических стеллажах и номенклатура дел данных
форм соответствуют требованиям предъявляемым к таким документам.

Поиском и систематизацией документов касающихся к трудовому
правоотношениям специалисты относятся отвественно.


50


2.3.
Информационно
-
справочные документы


Информационно
-
справочные документы сообщают сведения,
побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ
управленческого воздействия. Они не содержат

поручений, не обязывают
выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к
организационно
-
правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх
по системе управления: от
работника к руководителю подразделения, от
руководителя подразделения к руководителю организации, от
подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно
-
справочных документов входят: докладная
записка, служебная записка, объяснительная запи
ска, предложение,
представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт,
справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Докладная записка



документ, адресованный руководству и
излагающий какой
-
либо вопрос с выводами и предложениями
составителя
38
.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших
место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих
принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется ру
ководителю
вышестоящей организации, внутренняя


руководителю подразделения или
организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе
работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью
повысить эффективность деятельности органи
зации.




38
Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство:

Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко.
-

Томск: изд
-
во ТПУ, 2009.
-

112 с.

51


Внешние докладные записки составляются на общем бланке
организации, внутренние


на стандартном листе бумаги.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие
поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся
возможные варианты решения;

в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных
документа
х, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать


в этом случае
текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения
составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают соста
витель (если она
представляется руководителю подразделения) или руководитель
подразделения (или она представляется руководителю организации);
внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составле
ния и подписания.

Обязательными реквизитами докладной записки являются:
наименование организации (для внутренней


наименование структурного
подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный
номер, место составления (для внешней докладно
й записки), адресат,
заголовок к тексту, подпись.

Служебная записка



записка о выполнении какой
-
либо работы,
направляемая должностным лицом другому должностному лицу
39
.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и
адресуется конкретному до
лжностному лицу.




39
Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко.
-

Томск: изд
-
во ТПУ, 2009.
-

112 с.


52


Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин
составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебную записку
подписывают специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:
наименование структурного подразделения, наименование вида документа,
дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпис
ь.

Объяснительная записка
:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений
основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое
-
либо действие,
факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному
лицу.

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две
группы.

К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие
основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных
положений.

Они оформляются на общем бланке организа
ции.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких
-
либо происшествий, сложившихся ситуаций.

Они оформляются на стандартном листе бумаги и адресуется
конкретному должностному лицу.

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты,
послужившие поводом к ее написанию, вторая


причины, объясняющие
сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой
объяснительной записки является дата ее составления

и подписания.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:
наименование организации, наименование вида документа, дата,
53


регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат,
подпись.

Предложение


разновидность докладной за
писки, содержащая
перечень конкретных предложений по определенному вопросу
40
.

Предложения по служебной, административной деятельности
отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило,
оформляются в виде письма
-
приглашения.

Составляется аналоги
чно докладной записке, как правило, по заданию
руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение


перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и
специалистами, представляются руководству, подписыв
аются составителем.

Предложения могут представляться в вышестоящие организации по
вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций.

Предложения, адресованные другому должностному лицу,
оформляются на стандартном листе бумаге, предложени
я, адресованные
вышестоящей организации,


на общем бланке.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование
структурного подразделения, (наименование организации


при адресовании
вышестоящей организации), наименование вида документа, дата и
регистрационный номер, место составления (при адресовании вышестоящей
организации), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Представление



документ, содержащий предложение о назначении,
перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию
опреде
ленных действий и мероприятий по вопросам деятельности
учреждения.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги.




40

Охотников А.В., Булавина Е.А. Докумен
товедение и делопроизводство: Учеб.пособие.
-

2
-
е изд., перераб.
и доп.
-

М.:ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д, 2005.


54


Текст представления содержит следующую информацию:



фамилию, имя, отчество;



дату рождения;



образование;



занимаемую должность;



наименование структурного подразделения;



стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);



оценку служебной деятельности;



повышение профессионального уровня;



оценку политических, деловых и моральных качеств;



информацию об участии в обще
ственной работе;



мотив назначения, перемещения или поощрения;



наименование должности, на которую предлагается назначить или
переместить;



структурное подразделение, в которое предлагается назначить или
переместить.

Представление подписывается руководите
лем структурного
подразделения и адресуется руководству организации.

Датой представления является дата его подписания.

Обязательными реквизитами представления являются: наименование
подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер,

адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление


документ, содержащий просьбу или предложения лица
(лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявления подразделяются на две группы:



по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении
отпуска, об
освобождении от должности и т.п.);



сообщения о каких
-
либо недостатках, нарушениях в работе
организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

55


Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и
интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю
организации, его заместителю или руководителю структурного
подразделения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения

(прошу перевести…, прошу проверить состояние …), затем идет детализация
затронутого вопроса. Форма изложения свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме
на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании,

анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для
принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление
с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым
вопросам) или другого докум
ента (письма автору о принятии решения,
справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении
экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, адресат, фа
милия, должность
заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника
организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для
автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

Протокол


документ, содержащий посл
едовательную запись хода
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных органов
.



56


-

бланк протокола
.


МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования


«ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ТувГУ)


ПРОТОКОЛ


00.00.0000






______

г. Кызыл


Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений
коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний,
создаваемых в управленчес
кой деятельности организаций, следует отличать
протоколы следственных, некоторых административных органов и органов
охраны общественного порядка (например, протокол санитарного
инспектора, протокол дорожно
-
транспортного происшествия и др.), а также
протоко
лы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы
согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.)
41
.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно
действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных
органов ис
полнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания
акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний,
стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию
(текстов докладов
, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня,
списков приглашенных и др.).




41

Инструкция по делопроизводству Тувинского государственного университета

57


В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и
все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное
лицо. За правильность записей в прото
коле отвечают председатель и
секретарь, ведущие заседания.

Существует два вида протоколов: краткий и полный. Краткий протокол
содержит фамилии выступивших лиц и краткую запись о теме выступления.
Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Решение
о том, какую форму протокола вести на заседании,

принимают руководитель
коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или
заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол
совещания …).

Текст краткого протокола состоит из
двух частей

например
42
:





























42

Инструкция по делопроизводству Тувинского государственного университета

58


МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования


«ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ТувГУ)


ПРОТОКОЛ

00.00.0000







______

г. Кызыл

(названия протокола)

Председатель


Фамилия И.О.

Секретарь


Фамилия И.О.


Присутствовали:

фамилии, инициалы присутствующих

(в алфавитном
порядке)


ПОВЕСТКА ДНЯ

1.Об итогах…(докладчик


должность, фамилия И.О.)


СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:


ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.




2.





Председатель Подпись И.О.
Фамилия

Секретарь

Подпись И.О.
Фамилия





59


Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном
бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно
повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным
текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наимено
вание
организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер,
место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых
случаях


гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть
включены в список документов, подле
жащих утверждению).

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных
фактов и событий.

2) документ, подтверждающий факты биографического или
служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность
организ
ации, могут быть внешними и внутренними.
Внешние справки

составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую)
организацию,
внутренние справки



для представления руководству
организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние спра
вки оформляются на общем бланке организации (или
бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние


на
стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми
же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на в
опрос «О чем?» и
может включать указание на период времени, к которому относятся
изложенные в справке сведения.





60


Акт


документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленные факты или события.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты
и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты
проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом
«акт»,

например:

Акт
уничтожения документов с истекшим сроком годности.


Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы
и т.п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной
(констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание


сост
авлен комиссией


председатель


члены комиссии


присутствовали (если акт составлен в чьем
-
то присутствии).

Основание для составления акта


договор, распорядительный
документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова «составлен» указываются наименование комиссии,
должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта,
указываются наименования должностей с обозначением организации,
фамилии и инициалов (в и
менительном падеже). Первым указывается
председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить
сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц,
участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии
располагаются

в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель»,
«Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки
проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и
61


п
римечания. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал
может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может
иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы
или заключения комиссии, составившей акт.

В конце

текста акта указываются количество составленных
экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта
определяется количеством заинтересованных в нем сторон или
нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1
-
й экземпляр


бухг
алтерия,

2
-
й экземпляр


коммерческий отдел,

3
-
й экземпляр


покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о
наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание
согласовывает
ся с должностными лицами, деятельность которых отражается
в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания
всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его
составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано по
дписать его
с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует
оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях
(если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются
руководителем данной или вышестоящей органи
зации, по распоряжению
которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.


Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой
излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее
составления, во второй приводятся конкретные с
ведения, отражающие
существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй)
62


части. Если справка содержит однородную систематизированную
информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку
включаются сведения по нескольким вопрос
ам, ее текст может состоять из
нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его
заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера,
подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют
печатью.
Внутренние справки подписываются руководителем структурного
подразделения или специалистом
-
составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического
или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и
главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, и
заверяются печатью. Для таких справок в организациях

используются
унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться
на бланках формата А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь
следующие данные:



фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;



указание,
в удостоверении каких сведений выдана;



для каких целей или в какую организацию выдана;



подпись и указание должности лица, выдавшего справку;



дату составления;



оттиск печати.

Обязательными реквизитами справки являются:

наименование
организации (для внутренней


наименование структурного подразделения),
наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место
составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки,
оформленной на формате А4),
подпись, оттиск печати (для справки
биографич
еского и финансового характера).

63


Переписка



обобщенное название различных по содержанию
документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма,
факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), исполь
зующихся в
качестве инструмента оперативного информационного обмена между
организациями.

Являясь связующим звеном между организациями, переписка может
составлять до 80% входящей и исходящей документации. Переписку
отличает широкое видовое разнообразие


о
т имеющих нормативный
характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан
и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос,
подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия,
приглашение и др.

64



Рис. 3



Пример переписки

Письмо



обобщенное наименование различных по содержанию
документов, служащих средством общения между учреждениями, частными
лицами.



65


Б
ланк письма (пример оформления);




МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
профессионального образования


«ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ТувГУ)

____________________________________________________________________________________________________

ул. Ленина, д. 36, г. Кызыл, Республика Тыва, 667000 Тел./Факс (39422) 2
-
19
-
69

E
-
mail:
[email protected]

www.
-
сервер
:
www.tuvsu.ru

ОКПО 40862125, ОГРН 1021700508719 ИНН/КПП 1701010778/170101001


_____________________ №__________

На № _____________ от _____________

[ ]


Бланк письма

содержит следующие реквизиты:

-
эмблема организации;

-
наименование организации


автора документа;

-
справочные данные

об организации (почтовый адрес, номера телефонов,
факса, адрес электронной почты и другие сведения);

-
код организации;

-
основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;

-
идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на
учет (ИНН/КПП),

-
отметки для проставления даты и регистрационного номера
документа;

-
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату исходящего
документа.

-

бланк конкретного вида док
умента;

66


Служебное письмо



это обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи
текста,


пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен
или затруднен бездокумент
ный способ обмена информацией (устные
разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости
срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и
др.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или
А5 в за
висимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным,
убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться
объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного
толкования.

Письмо цел
есообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо
обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным
вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны
и
будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации
-
адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может
быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной
-

двух частей:
вступления и заключения.

Сложные в
композиционном плане письма содержат вступление,
основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается
обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая
история; если поводом для составления письма послужил какой
-
либо
документ
, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса,
приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть
67


убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и
обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется
основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем
его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы
построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок
их расположен
ия может быть иным.


Рис. 4.


Пример письма в стороннюю организацию


Текст простого письма не должен превышать одной
-

двух страниц,
сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие формы изложения текста:

68


от перв
ого лица множественного числа («просим направить»,
«направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,
«ВНИИДАД считает
возможным»).

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица
множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем,
высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает
от имени организации.

Изложение текста

письма от первого лица единственного числа
(прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:



письмо оформляется на должностном бланке;



письмо носит конфиденциальный характер или содержит
персональное обращение к адресату.

Письмо, оформленн
ое на бланке формата А4, должно иметь заголовок
к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»: «О нарушении договорных
обязательств», «Об оказании научно
-
технической помощи». На бланке форма
А5 заголовок допускается не указывать.

Письма визируются составителем,

руководителем подразделения
-
автора, при необходимости


руководителями заинтересованных
структурных подразделений, а также заместителем руководителя
организации, курирующим направление, если письмо подписывает
руководитель организации. Визируются письма н
а втором экземпляре,
остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его
заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также
руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им
предоставлено это право.

69


П
исьмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется
в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие
-
либо исправления или добавления в подписанные
письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Обязательными
реквизитами письма являются:

эмблема
организации, наименование организации, справочные данные об
организации, код организации, основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер
налогоплательщика/код причины по
становки на учет, дата, регистрационный
номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту
(при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об
исполнителе, в сопроводительных письмах


отметка о наличии приложений,
в
гарантийных письмах


оттиск печати.

Сопроводительное письмо



служебное письмо, используемое для
отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем
Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направл
яем Вам…» (в
подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю
организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная
информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой
осуществляется деловое общение: «В соответствии с

предварительной
договоренностью высылаем Вам…», «В соответствии с дополнительным
протоколом высылаем Вам…», «В подтверждение нашей договоренности
высылает Вам…»
43
.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы,
пояснения, связанные с теми материа
лами, которые составляют приложения
к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о
направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.




43

Инструкция по делопроизводству Тувинского государственного университета

70


Письмо
-
просьба



служебное письмо, цель
которого


получение
информации, услуг, товаров, необходимых организации
-
автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для
составления писем
-
просьб. Письмо
-
просьба должно содержать обоснование
просьбы и изложение самой просьбы. Обосновани
е должно предшествовать
изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях
очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если
осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью
организации, подразделения, должност
ного лица.

Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас
провести…», «Просим Вас предоставить…», «Просим Вас сообщить…» и
т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например:
«Надеемся на положительное решение вопроса…», «На
деемся, что Вы
сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае
используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас
рассмотреть (предоставить, провести…)», «Одновременно просим Ва
с…».

Письмо
-
просьба оформляется на бланке письма.

Письмо
-
запрос



служебное письмо, направляемое с целью получения
каких
-
либо офици
альных сведений или документов.

Текст письма
-
запроса содержит обоснование необходимости
предоставления сведений или матер
иалов и собственно изложение запроса. В
обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные
нормативные акты, организационно
-
правовые документы, так как
организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее
функциональной деятельностью.

В целом письма
-
запросы составляются так же, как письма
-
просьбы.
Письма
-
запросы, как правило, подписываются руководителем организ
ации
или официально уполномоченным на это должностным лицом.

71


Письмо
-
запрос требует письма
-
ответа. Письмо
-
запрос оформляется на
бланке письма.

Письмо
-
ответ



служебное письмо, составляемое как ответ на
письмо
-
просьбу или письмо
-
запрос. Ответ может быть
положительным или
отрицательным (письмо
-
отказ).

При составлении писем
-
ответов должен соблюдаться принцип
языкового параллелизма: в тексте письма
-
ответа следует использовать те же
языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном
письме,
при условии, что письмо
-
просьба было составлено грамотно в
языковом отношении.

Допущенные автором письма
-
просьбы ошибки переносить в письмо
-
ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в
текст письма
-
ответа («На Ваше письмо от____
___ № __...»).

Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть
реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и
вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать
в
просьбе без объяснения, поэтому письмо
-
отказ целесообразно начинать с
обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа
рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких
условиях, когда может дать положительный ответ на данну
ю просьбу или
запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо
-
ответ оформляется на бланке письма.

Письмо
-
сообщение



служебное письмо, которым автор информирует
адресата о каких
-
либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо м
ожет быть инициативным или являться ответом на письмо
-
просьбу
или письмо
-
запрос. Как правило, письма
-
сообщения


письма небольшого
объема, нередко состоящее из одного
-
двух предложений.

Письмо
-
сообщение может начинаться с обоснования или
непосредст
венно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам,
72


что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым
поставить Вас в известность о…».

Письмо
-
сообщение оформляется на бланке письма.

Письмо
-
подтверждение



служебное письмо, в котором адр
есат
подтверждает получение сведений, документов или других материалов,
подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма
следует коротко изложить ее суть, если подтверждает
ся получение
документов, необходимо назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой
этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов,
предварительную договоренность, согласие на …)».

Письмо
-
подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием,
предложением.

Письмо
-
подтверждение оформляется на бланке письма.

Информационное письмо



служебное письмо, в котором адресату
сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма неред
ко носят типовой характер и
рассылаются органами власти и управления различных уровней
подведомственным организациям или организациям определенного типа. В
информационных письмах могут дословно приводиться отдельные
положения законодательных и иных нормати
вных правовых документов,
могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем
информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких
страниц. Как правило, информационные письма подписываются
руко
водителем организации.

Информационное письмо оформляется на бланке письма.

Гарантийное письмо



служебное письмо, содержащее обязательство
или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям.
Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услу
г, аренды, качество и
73


сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся
просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату
(предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически
значимым компонентом

текста. Если в письме гарантируется произвести
оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами:
руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма
также удостоверяются печатью органи
зации.

Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.

Письмо
-
предложение



служебное письмо, направляемое
потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной
форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое
предложение.

Если письмо
-
предложение направляется адресату впервые, оно
содержит не только собственно предложение, но и информацию об
организации
-
авторе, что отчасти сближает письмо
-
предложение с рекламным
письмом.

Письмо
-
предложение может быть направлено одному корр
еспонденту
или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную
детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение
договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением
к началу переговоров.

Письмо
-
предложение оформляется на бланке письма.

Письмо
-
напоминание



служебное письмо, используемое в тех
случаях, когда организация
-
партнер не выполняет взятые на себя
обязательства или принятые договоренности.

Текст письма
-
напоминания, как правило, состоит и
з двух частей:
ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства
сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана
74


предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные
действия.

Ключевой фразой письма
-
напо
минания является: «Напоминанием
Вам…», «Вторично напоминаем Вам…», «Обращаем Ваше внимание на то,
что…», «Ставим Вас в известность, что…».

Письмо
-
напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к
которым вынуждена будет прибегнуть организация


авто
р письма, если
адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Письмо
-
напоминание оформляется на бланке письма.

Письмо
-
требование



служебное письмо, цель которого


заставить
адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются
серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо
-
благодарность



служебное письмо, направляемое
организации, должностному ли
цу или гражданину с выражением
благодарности за совершенные действия.

Это письмо, как правило, составляется в более свободной форме, чем
другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть
следующие выражения: «Благодарим за оказанную помощь в

…»,
«Выражаем Вам свою благодарность за …», «Позвольте Вас поблагодарить
за…», «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…» и т.п.

Письмо
-
благодарность оформляется на бланке письма.

Письмо
-
поздравление



служебное письмо, составляемое в
торжеств
енных случаях, связанных со значительными событиями в
положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма
-
поздравления, как правило, составляются в свободной форме,
могут быть как небольшими по объему


одно
-

два предложения, так и
достаточно развернутыми. В последнем случае в письме
-
поздравлении
излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено
поздравление, наиболее важные его достижения.

75


Таким образом, проанализировав информационно
-
справочные
документы отдел
а кадров Тувинского государственного университета мы,
пришли к выводу о том, что в компетенции отдела кадров входит большой
объем документов таких как, справки, письма разных уровней включая в
структурные подразделения до сторонних организаций по информиро
ванию.

Документационное обеспечение деятельности отдела кадров
соответствуют

требованиям, все локальные нормативные акты издаваемые
отделом
кадров соответствуют ГОСТу.


76


З
аключение


В заключении можем отметить что, о
тдел кадров как структурное
подразделение существует с момента основания университета. Отдел кадров
университета является самостоятельным подразделением, которое работает
под непосредственным руководством ректора. В настоящее время отдел
кадров обладает всем необходимым оборудованием

для обеспечения
кадровой деятельности. Рабочее место каждого сотрудника оснащено
современным персональным компьютером, каждый из которых подключен к
внутренней локальной сети университета, что позволяет оперативно и
эффективно решать текущие и перспективн
ые задачи.

Цели и задачи отдела кадров

определяются современным курсом,
взятым руководством университета на повышение качества образовательных
и иных процессов, происходящих в университете.

Основными задачами отдела являются:

Определение потребности
университета в высококвалифицированных
кадрах и формировании персонала.

Обеспечение порядка и эффективности работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений, ведение кадрового учета и
отчетности.

Подготовка однократных и периодических отчетов по ка
дровому
составу, предоставляемых руководству или в другие организации по
требованию.

В соответствии с основными задачами отдел кадров выполняет
следующие основные функции:

Своевременное документированное оформление приема, перевода и
увольнения в соответст
вии с трудовым законодательством.

Контроль за соблюдением трудового законодательства в структурных
подразделениях (срок окончания работы, предоставление графиков отпусков
и т.д.).

77


Формирование и ведение банка данных о количественном и
качественном составе
кадров.

Подготовка и оформление документов для получения страховых
свидетельств Государственного пенсионного страхования, выдача
дубликатов и обмен их.

Выдача справок и копий документов, связанных с работой.

Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение у
становленной
документации по кадрам.

Подготовка материалов для представления к поощрениям и
награждениям.

Участие в работе комиссий по аттестации всех категорий работников.

Контроль за состояниям трудовой дисциплины в структурных
подразделениях и соблюдени
ем правил внутреннего трудового распорядка.

Осуществление воинского учета работников и обучающихся.

Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего
хранения к сдаче на хранение в архив.

Представление всех видов статистической отчетности по

работе с
кадрами, справки, отзывы по запросам соответствующих организаций и
работников университета.

Деятельность отдела регламентируется следующими нормативными
документами: Конституцией РФ; Трудовым кодексом РФ; Федеральными
законами; Постановлениями и
распоряжениями Правительства РФ;
Приказами, распоряжениями и письмами Минобразования России; Типовым
положением об образовательном учреждении высшего профессионального
образования (высшем учебном заведении) РФ; Уставом университета;
решениями Ученого совет
а, Совета по качеству, приказами и
распоряжениями ректора; Инструкцией по делопроизводству в ВУ
Зе;
Положением об отделе кадров
и др.

Таким образом в связи с модернизацией высшего образования на
современном этапе Отдел кадров Тувинского государственного уни
верситета
78


оснащена всеми необходимыми материально
-
техническими средствами.
Работники отдела кадров распределены по структуре функционально,
выполняют работы согласно трудовогодоговора заключенного между
Университетом и работником.

В рамках улучшения каче
ства работы мы рекомендуем более
тщательно подходить к с
истеме

аттестации научно
-
педагогических кадров
который
является важнейшей составляющей кадровой политики вуза, и её
рассматривают как действенную форму коллективного контроля уровня
научно
-
педагогичес
ких кадров на кафедрах и факультетах, стимулирования
роста их квалификации.

Персонал в вузе


это не только руководящие работники и научно
-
педагогические кадры, о чем мы говорили выше. Это и учебно
-
вспомогательный персонал, обслуживающий персонал,
специалисты и
служащие функциональных служб, а также работники многих других
структурных подразделений университета. Ошибки, допущенные при отборе
персонала и при проведении процедур его аттестации, иногда слишком
дорого обходятся для вуза.

Аттестация перс
онала должна проводиться регулярно с целью
установления соответствия работника занимаемой должности по результатам
его деятельности, уровню квалификации и личным качествам. В
соответствии с Трудовым кодексом РФ прохождение работником аттестации
является од
ним из условий изменения его трудового договора (контракта).
Проведение аттестации персонала имеет своей целью: улучшить систему
подбора и расстановки кадров в организации (продвижение сотрудника по
службе, сохранение его в прежней должности, перевод на но
вое место,
увольнение, в том числе и в связи с сокращением кадров при неполной
занятости); стимулировать сотрудников к повышению квалификации,
улучшению качества и эффективности работы; обеспечить более тесную
связь заработной платы с результатами труда со
трудников; воспитание
кадров.

79


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫ
Х ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕР
АТУРЫ

I.

Нормативно
-
правовые акты

1.

Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12
декабря 1993 года. М., 1993 г.

2.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125
-
ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации» // Российская газета, № 237, 27.10.2004.

3.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149
-
ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» //Российская газета,
№ 1
65, 29.07.2006.

4.

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59
-
ФЗ "О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации"

5.

Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

6.

Пр
иказ Роскомархива от 29.06.1992 № 151 «О Примерном положении о
Центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации»
(Зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации
28.07.1992 № 19) // Бюллетень нормативных актов министерств и ведо
мств
РФ, № 3,1993.

7.

Приказ Росархива от 11.03.1997 года № 11 «Об утверждении Регламента
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации» (Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ 08.07.1997 №
1344) // Бюллетень нормативных актов фе
деральных органов исполнительной
власти. 1997. № 17.

8.

ГОСТ Р 7.0.8
-
2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения

9.

ГОСТ Р 6.30
-
2003 "Унифицированная система организационно
-
распорядительной документации. Требования к оформлению документо
в".
Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003
№ 65
-
ст.

80


10.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом
Росархива от 23.12.2009 № 76

11.

Федер
альный закон от 27.07.2006 № 152
-
ФЗ "О персональных данных".
Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года

12.

ГОСТ Р 51141
-
98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения"

13.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300
-
2010 "Информационная технология. Формат
OpenDocument д
ля офисных приложений (OpenDocument) v1.0". Утвержден
Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
России 21.12.2010. Идентичен ISO/IEC 26300:2006 Informationtechnology


OpenDocumentFormatforOfficeApplications (OpenDocument) v1.0

14.

ГОСТ

Р ИСО 15489
-
1
-
2007 "Управление документами. Общие требования".
Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по
техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28
-
ст.
Идентичен ISO 15489
-
1:2001 Informationanddocumentation.
Recordsm
anagement. General

15.

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением
коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

16.

Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документ
ационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР
27.04.1988. Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33

17.

ГОСТ Р 52294

2004 "Управление организацией. Электронный регламент
административной и служебной деятельности. Основные положения".
Введен 01.07.2
005

18.

Основные правила работы архивов организаций / Росархив, ВНИИДАД.
-

М.,
2002 г.

81


19.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указание
м сроков хранения.


М., 2010 г.

Неопубликованные источники

20.

Инструкция по делопроизводству Тувинского государственного
университета

21.

Положение об Отделе кадров


II.

Научная и учебная литература

22.

Быкова, Т. А., Вялова
, Л. М. , Санкина, Л. В. Делопроизводство: Учебник /
Под. общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой.


2
-
е издание., перераб. и доп.


М.,
2009

23.

Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение
управления): Учеб.пособие.
-

3
-
е изд.
-

М.: Изд. «Дашков и К»,
2014.

24.

Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. Документационное
обеспечение управления. Учебник для вузов Издательство ЮНИТИ
-
ДАНА,
2010 год.

25.

Демин М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент.
-

М.:
БераТор, 2010

26.

Делопроизводство: Образцы, доку
менты. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.


М.: ТК Велби, 2011.


456 с.

27.

Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б.
Квеско, В.Е. Киреенко.
-

Томск: изд
-
во ТПУ, 2009.
-

112 с.

28.

Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное
обеспечение
управления). 4
-
е изд. испр. и допол. / Т.В. Кузнецова.
-

М.: ООО «Журнал
«Управление персоналом», 2008.


408 с.

29.

Кушнаренко, Н.Н. Документоведение. Учебник / Н.Н. Кушнаренко.
-

М.:
Знание, 2010.
-

460 с.

82


30.

Зайцев С.В. Информационные технологии уп
равления: Учеб.пособие для
дистанц. обуч. и самостоят. работы.
-

Новосибирск: СибАГС, 2014.

31.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение
управления).
-

М., 2007.

32.

Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения
управлен
ия в современных условиях // Сайт «АКДИ Экономика и жизнь».
[Электронный ресурс].


http://www.akdi.ru.

33.

Ловцов, Д.А. Проблемы правового регулирования электронного
документооборота // Делопроизводитель.


2008.


№ 5.


С. 5.

34.

Литягин Н.Н. Организационные пр
едпосылки систематизации
законодательства // Журнал российского права.


2002.


№ 4.


С. 31
-
36.

35.

Манецкая, С.В. Формирование профессионального мировоззрения будущих
офицеров запаса в образовательном процессе гражданского морского вуза:
дис. ... канд. пед.

наук.
-

Великий Новгород, 2012.


36.

Одегов Ю. Г. Управление персоналом: оценка эффективности /Ю. Г. Одегов.


Рос. эконом. акад.


М.: Экзамен, 2012.


256с.

37.

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство:
Учеб.пособие.
-

2
-
е изд., перераб.

и доп.
-

М.:ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д, 2005.

38.

Осипцова Ж. П. Правовое положение различных типов учреждений, 2010.
-

№ 10.

39.

Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно
-
практическое пособие.
-

М., 2006.

40.

Спивак В.А. Документирование управленческо
й деятельности
(Делопроизводство). Краткий курс. Серия Краткий курс Издательство Питер,
2010 год.

41.

Мосеев, Р. Н. Современное документоведение: учеб. пособие / Р. Н. Мосеев.


М.: АСТ: Восток
-
Запад, 2007.


384 с.

42.

Стенюков, М. В. Документоведение и делопро
изводство: конспект лекций /
М. В. Стенюков.


М.: А
-
Приор, 2007.


174 с.



83





84




Приложенные файлы

  • pdf 14463982
    Размер файла: 1 MB Загрузок: 0

Добавить комментарий