Инсталлированные документы размещаются (устанавливаются) на автономных компьютерах библиотеки и/или учебного заведения.



Лариса Викторовна Ъеверпотга,
заместитель директора по научно-методической работе СПб. ГБОУ СПО «Санкт-Петербургский техникум библиотечных и информационных технологий», преподаватель высшей категории
Все чаще библиотекари в своей работе сталкиваются с электронными документами. Активно идет комплектование библиотек этими видами ресурсов, ведется работа на их основе с учащимися и педагогами. Как правильно вести учет, как сегодня изменилось понятие «библиотечный фонд» и что должен знать каждый библиотекарь - об этом наша статья.

Учет электронных документов
Активное развитие электронных ресурсов и их использование в деятельности библиотек привело к изменению трактовки понятия «библиотечный фонд». В соответствии с Международным стандартом ISO 2789:2006 «Информация и документация - Международная библиотечная статистика» [2] библиотечный фонд сегодня рассматривается как совокупность всех документов, предоставляемых библиотекой ее пользователям, включая документы, имеющиеся в библиотеке, и удаленные ресурсы, для которых оформлены права доступа, постоянного или временного значения (ранее библиотечный фонд понимался как совокупность документов, хранящихся непосредственно в помещении библиотеки).
Изменение в понимании структуры библиотечного фонда потребовало изменения нормативно-правовой базы, в частности документов, регламентирующих учет библиотечного фонда. В «Порядке учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» [1], который был утвержден приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077, определены следующие виды электронных документов:
документы на съемных носителях (компакт-диски, флэш-карты),
сетевые локальные документы,
инсталлированные документы,
сетевые удаленные документы.
Рассмотрим особенности учета каждого вида электронных документов.
Электронные документы на съемных носителях уже достаточно давно вошли в практику работы библиотеки и их учет в целом не вызывает проблем. Основными источниками и способами комплектования фонда электронных документов на съемных носителях информации в школьной библиотеке являются:

покупка законно распространяемых
электронных документов;
безвозмездное получение законно распространяемых электронных документов в качестве пожертвования,
созданные библиотекой электронные издания и
архивные и пользовательские копии сетевых локальных и инсталлированных электронных документов.
Документы на компакт-дисках мы можем подразделить по функциональному назначению на
завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой,
приложение к печатному изданию,
версия баз данных, которые предназначены исключительно для обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении времени подписки,
архивная (резервная) копия электронных документов, пользовательские версии которых доступны с сервера библиотеки.
Учету подлежат все виды перечисленных документов на компакт-дисках.
Не подлежат учету компакт-диски технического назначения, предназначенные для переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющие функцию промежуточного носителя. Вопросы могут возникнуть по учету флэш-карт. Как поясняют разработчики, в Порядке учета библиотечного фонда флэш-карты рассматриваются не как универсальные носители электронной информации, а как специфическая форма электронных изданий для слепых и слабовидящих. В данном случае флэш-карты представляют собой материальную форму «говорящих книг в цифровом формате с криптозащитой». Эти издания выпускаются по государственному заказу и распространяются в библиотеках для слепых и слабовидящих читателей и могут быть воспроизведены только на специальных устройствах -тифлофлэшплеерах. Поэтому в большинстве школьных библиотек
50
таких изданий нет.
Электронные документы на съемных носителях информации являются документами длительного хранения и подлежат индивидуальному учету с присвоением регистрационных (инвентарных) номеров каждому экземпляру документа, приему на бухгалтерский (балансовый) учет, отражению в регистре индивидуального учета (инвентарная книга на электронные документы на съемных носителях) и суммарному учету (общая книга учета библиотечного фонда). Учет электронных документов на съемных носителях ведется в экземплярах и названиях.
Экземпляром для электронных документов на съемных носителях информации является компакт-диск, внешний жесткий диск и другие съемные носители информации. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск). Так же как отдельный экземпляр может учитываться компакт-диск, являющийся приложением к изданию любого другого вида, в том случае, если он выполняет самостоятельные функции, а также используемый в работе отдельно от основного издания. Компакт-диски, составляющие неотъемлемое приложение или вложение в издание, как отдельные экземпляры не учитываются.
Как одно название учитываются:
каждый отдельно выпущенный компакт-диск,
компакт-диск, являющийся приложением к изданию любого другого вида, выполняющий самостоятельные функции, допускающий его использование без обращения к основному изданию, имеющий собственное заглавие,
комплект компакт-дисков, объединенных общим названием.
Оформление выбытия электронных документов на съемных носителях информации из библиотечного фонда аналогично списанию книг. Выбытие оформляется актом о списании исключенных объектов
библиотечного фонда с указанием причины
исключения из фонда библиотеки.
Причинами для исключения электронных документов на съемных носителях информации из фонда библиотеки могут быть:
утрата, дефектность - повреждение съемного носителя, дефекты и механические повреждения дисков, непригодность для использования,
устарелость по содержанию,
непрофильность - утрата потребительских свойств для конкретной библиотеки.
Для электронных документов на съемных носителях к непрофильности наряду с другими причинами (дублетность, отсутствие читательского спроса и т.п.) относится также несоответствие электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
Сетевые локальные и инсталлированные документы составляют электронную (цифровую) библиотеку. Сетевые локальные документы размещают на жестком диске сервера библиотеки и доступ к ним пользователя осуществляется через локальную информационно-телекоммуникационную сеть (локальную сеть библиотеки и/или учебного заведения). Инсталлированные документы размещаются (устанавливаются) на автономных компьютерах библиотеки и/или учебного заведения. Например, справочно-правовые базы «Консультант+», «Гарант», «Кодекс» и т.п. могут быть приобретены в сетевом локальном варианте (установлены на сервере, а доступ обеспечен с любого локального компьютера), а могут быть инсталлированы (установлены) автономно на одном или нескольких компьютерах (причем в локальном доступе они используются только с этого компьютера).
Источниками и способами комплектования фонда сетевых локальных и инсталлированных электронных документов являются:
покупка или безвозмездное получение электронных документов у правообладателя,

собственные электронные издания, созданные библиотекой,
цифровое копирование печатных и других аналоговых документов из фонда библиотеки согласно действующему законодательству,
копирование сетевых удаленных электронных документов открытого (свободного) доступа и использования при соблюдении норм действующего законодательства.
Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее
самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
Единицы учета электронных документов в Порядке учета библиотечного фонда определены в соответствии с международным стандартом по библиотечной статистике (ИСО 2789), согласно которому единицу учета «название» можно интерпретировать как «информационную единицу, доступную пользователю».
Разработчики Порядка учета рекомендуют следующие подходы к учету документов:
в инсталлированных базах данных учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие;

51

в сетевых локальных документах вести учет информационных единиц на уровне копий отдельных физических единиц оригинала (лист листового издания, том книжного издания, номер периодического издания) и произведений документов электронного происхождения;
учет экземплярности электронных копий вести на уровне выделения мастер-копий и пользовательских копий по решению библиотеки.
Если в фонд поступает электронный сетевой локальный документ, состоящий из множества файлов даже в различных форматах, он учитывается как одна единица.
Сетевые локальные и инсталлированные электронные документы являются документами длительного хранения и поэтому подлежат как суммарному, так и индивидуальному учету. Индивидуальный учет сетевых локальных и инсталлированных электронных документов осуществляется в регистре индивидуального учета (инвентарной книге), предназначенной для данного вида документов, с присвоением регистрационных (инвентарных) номеров каждому экземпляру документа либо путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. Такой реестр представляет собой учетно-регистрационную базу данных, включающую идентификационные сведения об электронных сетевых локальных документах. Суммарный учет поступления
электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему.
Сведения об электронных копиях, изготовленных на собственной базе библиотеки, вносятся в электронный реестр на основе Накладной на внутреннее перемещение документов, Накладной на передачу готовой продукции в места хранения. Составление накладной и внесение сведений в реестр осуществляются с периодичностью, установленной в библиотеке и утвержденной в Учетной политике (например, один раз в месяц). Стоимость партии документов определяется на основе затратного метода (путем калькуляции произведенных затрат).
Выбытие сетевых локальных и инсталлированных электронных документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда с указанием причины исключения их из фонда библиотеки с приложением списка.
Причинами для исключения сетевых локальных и инсталлированных электронных документов из фонда библиотеки являются:
утрата - потеря данных в результате вирусной или хакерской атаки,
потеря данных в результате бедствий стихийного или техногенного характера,
утрата по неустановленным причинам (невозможность установления местонахождения документа),
устарелость по содержанию,
истечение срока действия договора, лицензионного соглашения.
При ведении электронного реестра локальных электронных документов наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных до-
Кументов и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).
Сетевые удаленные документы -это документы, размещенные на внешних носителях информации, получаемые библиотекой во временное пользование через удаленные информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации.
Споры о статусе сетевых удаленных (лицензионных) документов ведутся достаточно продолжительное время и продолжаются до сегодняшнего дня. Есть активные сторонники постановки на учет этих документов. Их основной аргумент в том, что подписка на лицензионные электронные ресурсы в доступе становится значительным источником комплектования фондов. Для читателя неважно, где находится необходимая ему информация, главное, что он получает ее в помещении библиотеки и по поисковым системам, предоставленным ему библиотекой. [3]. В качестве примера сетевого удаленного электронного документа, активно используемого школьными библиотеками, можно назвать подписку на электронные версии журналов издательского дома «Первое сентября». Оппоненты этой позиции трактуют библиотечный фонд как совокупность документов, хранящихся непосредственно в библиотеке. И таким образом, сетевые удаленные ресурсы, по их мнению, учету не подлежат. Новый порядок учета библиотечного фонда учитывает современные тенденции развития библиотек и впервые вводит в качестве объекта учета сетевые удаленные электронные документы
Источниками и способами комплектования фонда сетевых удаленных электронных документов ограниченного доступа и использования, размещенных на удаленных технических средствах (удаленных баз данных), являются получение времен-

ного доступа к документам (базам данных) на платной основе или безвозмездно.
Единицами учета сетевых удаленных
документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Данные о составе подписанных ресурсов можно получить от поставщиков. Обычно производители предоставляют такие данные на своих сайтах в открытом доступе или в модуле администрирования ресурса, где прописаны только те документы, к которым имеет доступ библиотека. Сетевые удаленные электронные документы являются документами временного хранения. Приему на бухгалтерский (балансовый) учет не подлежат, так как находятся в оперативном управлении других учреждений.
Однако, как и другие документы временного хранения, например периодические издания, они подлежат индивидуальному и суммарному учету. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
В реестр индивидуального учёта сетевых удаленных документов
включаются основные характеристики базы данных (пакета):
описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа),
срок окончания права доступа,
количество названий, входящих в базу данных (пакет).
В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество
документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица.
Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей:
даты и порядкового номера записи,
реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости),
количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок
Новый порядок учета библиотечного
фонда еще только входит в практику рабо-
ты библиотек. Учитывая сложности его внедрения, специалистами Российской государственной библиотеки, Российской национальной библиотеки, Президентской библиотеки им. Б.Н. Ельцина был разработан «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями», который был использован при написании статьи.
Документ разработан в целях содействия внедрению новых правил учета библиотечного фонда, содержит расширительные толкования и пояснения отдельных положений нормативного документа, включает примерные формы основных учетных документов, в том числе и по учету электронных документов. Проект документа был рассмотрен на XIX Всероссийском библиотечном конгрессе Российской библиотечной ассоциации (18-21 мая 2014, г. Рязань) и рекомендован к принятию с предварительным информированием профессиональной общественности. С проектом документа можно ознакомиться на сайте Российской государственной библиотеки, в разделе «Профессионалам» (http://www.rsl.ru/ru/expert/professional/). В случае принятия документа, его формы станут нормативными для учета различных видов электронных документов.
Литература:
1. Приказ Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (зарегистрирован в Минюсте России 14 мая 2013 г. № 28390) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.rg.ru/2013/05/22/fond-dokhtml
Международный стандарт IS02789 «Информация и документация - международная библиотечная статистика» // Новости Международной федерации библиотечных ассоциаций и учреждений (ИФЛА). — 2011. — №4 (91).-С. 18-53.
Литвинова, Н.Н. Учет электронных сетевых удаленных документов в библиотеках / Н.Н. Литвинова, Н.И.Хахалева // Библиотековедение. - 2014. - № 1. - С. 35-39.

Приложенные файлы

  • docx 15028938
    Размер файла: 88 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий