Приложение № 1. ДОГОВОР о сотрудничестве между ЦГА ИПД РТ и “Организация” имеет право приоритетного пользования переданными в ЦГА ИПД РТ документами.

Организация и формы работы ЦГА ИПД РТ по комплектованию Архивного фонда РТ документами общественных объединений и организаций

Изменение общественно-политических условий жизни нашего общества, становление и развитие многопартийности в стране вызвали необходимость пересмотра круга источников комплектования ЦГА ИПД РТ. С 1991 года архив приступил к систематическому собиранию и приему на госхранение документов общественных объединений, среди которых политические партии и движения, национально-культурные, социально-благотворительные, молодежные, женские и детские организации.
Для выявления общественных объединений постоянно отслеживаются сообщения в средствах массовой информации, изучаются бюллетени информационных агентств и справочная литература, где имеются конкретные данные о действовавших и действующих общественных объединениях.
Данные о выявленных общественных объединениях и организациях вносятся в картотеку потенциальных источников комплектования. С руководителями организаций ведутся телефонные переговоры о сотрудничестве, организуются посещения штаб-квартир общественных объединений.
Результаты изучения вопроса об отнесении общественных объединений и организаций к составу источников комплектования архива оформляется экспертным заключением. В нем указывается, какие стороны общественно-политической, экономической, социальной и культурной жизни республики отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в общественной жизни; вид и масштаб ее деятельности; как полно в документах отражаются основные функции организации.
На основании проведенного анализа делается вывод о целесообразности включения конкретной организации в состав источников комплектования архива.

При согласии общественного объединения на передачу документов, сотрудники проводят подготовительную работу по заключению договора:
- выясняют условия передачи документов (сроки и регулярность передачи, ограничения в использовании); разъясняют правила работы архива, необходимость быстрейшего введения в научный оборот документов общественных объединений; добиваются минимальных ограничений в использовании документов;
- знакомятся с составом и содержанием документов; определяют совместно с руководителями круг документов, которые могут быть переданы на госхранение.
Руководителям организаций предлагается примерный перечень документов, передаваемых на госхранение и примерная номенклатура дел, которая устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве общественного объединения.
Общественные объединения и организации являются собственниками своих документов и обладают полным правом распоряжения ими, поэтому вся работа с ними строится исключительно на договорных основах, причем архив учитывает требования, которые выдвигают общественные объединения при передаче документов в госархив.
Договор о сотрудничестве с общественным объединением предполагает не только безвозмездную передачу документов организации в собственность государства и закрепление условий этой передачи, но и обязательство архива провести экспертизу ценности, отбор, полную научно-техническую обработку документов, а также оказать методическую помощь организации в постановке документальной части делопроизводства, в формировании архивного фонда организации, предполагает совместное использование документов, участие в совместных мероприятиях. В договоре оговариваются сроки передачи документов. Первый комплекс документов поступает в архив в течение 1-2 месяцев после заключения договора. Регулярность поступления зависит от имеющихся в организации условий хранения документов и объема дел постоянного хранения – один раз в год или один раз в 2-3 года.
Договор не налагает на подписывающие стороны финансовых обязательств и действие договора можно прервать по желанию одной из сторон, однако документы, переданные на госхранение, возврату не подлежат.
Кроме договора о сотрудничестве, руководителями общественных объединений заполняются анкеты организации, в которых указывается ее полное наименование, местонахождение, где и когда создана и зарегистрирована, руководящий орган организации, количество членов (в том числе в г.Казани), наличие печатного органа и какие документы формируются в процессе деятельности.
На основании договора о сотрудничестве и анкеты, составляется справка о включении организации в состав источников комплектования архива, представляемая на утверждение ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан.
Комплектование архива осуществляется в соответствии со списком организаций - источников комплектования, который в настоящее время включает в себя 50 общественных объединений и организаций.
На каждую организацию, с которой заключен договор, заводится наблюдательное дело.
Немаловажным аспектом при отборе общественных объединений и организаций является состояние документационного обеспечения в организации, количественный и качественный состав образовавшихся документов, позволяющий полноценно осветить ее деятельность, степень сохранности архива. Состав документов общественных объединений и организаций, подлежащих государственному хранению, определяется в результате экспертизы их ценности. Экспертиза ценности документов общественных объединений проводится:
- при первичном отборе документов в общественном объединении;
- при научно-технической обработке документов в архиве.
Первичный отбор документов на госхранение осуществляется в общих чертах еще при заключении договора о сотрудничестве.
При проведении экспертизы ценности документов необходимо учитывать факторы, которые влияют на процесс документирования в общественном объединении – это виды и формы объединения; наличие делопроизводственной службы и ее культуру; наличие фонофотовидеотехники.
От формы и вида организации зависят объем, состав и тематика создаваемых документов. Так полнота документирования деятельности политической партии и состав ее фонда отличается от документирования деятельности организации, действующей в области науки, культуры, из-за разности целей и задач, организационной дисциплины и масштабов деятельности. При этом определяется оптимальный состав документов каждой конкретной организации.
При наличии делопроизводственной службы в общественных объединениях информация об их деятельности представлена документально наиболее полно. В большинстве же случаев делопроизводство в организациях не налажено и документы не полно отражают деятельность организации. В этом случае сотрудники внимательно относятся к любым имеющимся в организации документам. Особое внимание уделяется документам, относящимся к начальному этапу развития общественных объединений.
Источниками комплектования архива являются региональные отделения российских политических партий и движений, руководствующихся в своей деятельности документами центральных органов. В связи с чем, на хранение в архив принимаются уставные и программные документы российских политических партий и движений.
Необходимо подчеркнуть важность переписки. Такие направления деятельности, как взаимоотношения с другими общественными организациями, связь центральных органов с региональными отделениями, можно понять, только изучив переписку. В этом случае переписка имеет большую информационную ценность.
В общественных объединениях и организациях создаются документы, предназначенные для тиражирования (листовки, заявления, обращения, плакаты, агитационно-пропагандистские брошюры). Причем подлинники не всегда сохраняются. Поэтому тиражированные экземпляры, периодические издания и печатная продукция организации представляются в ее фонде.
В фондах общественных объединений находятся проекты документов разных авторов. Если проекты значительно отличаются от утвержденных, а также персонифицированы (написаны разными авторами), то они представляются в фонде, т.к. позволяют выявить различные точки зрения на принципы деятельности и отразить основные этапы становления организации.
На госхранение в архив в основном поступают подлинники документов общественных объединений и организаций. В единичных случаях, учитывая плохую сохранность документов организаций, особенно в начальный период, отбираются на госхранение документы, не обладающие реквизитами юридической достоверности (подписями, печатями), но имеющие информационную ценность. Это – незаверенные копии и ксерокопии документов. Однако такие документы имеют только статус проекта. При описании в заголовке или предисловии к описи делается ссылка на копийность. Копии и ксерокопии заверяются у ответственного лица организации во время передачи их в архив.
В некоторых общественных организациях документы представлены в электронном варианте. Если подлинник не сохранился, принимается на госхранение компьютерная распечатка документа, но обязательно заверенная руководителем организации. Незаверенная компьютерная распечатка имеет статус проекта, что отражается при описании документа.
Подход к отбору документов общественных объединений на госхранение должен быть очень осторожным и строго индивидуальным. В каждом конкретном случае надо учитывать степень значимости самой организации, сложность периода формирования организации и особенности системы ее делопроизводства.
В связи с ликвидацией в настоящее время многих общественных объединений и организаций, согласно «Правилам » 2007 г., в целях сохранности архивных документов, в архиве практикуется внеплановый прием документов. Принимается весь комплекс документов, включая документы по личному составу и о членстве.
По просьбе руководителей организаций при наличии свободных площадей в архиве также осуществляется досрочный прием документов.
Особенности состава и содержания документов общественных объединений и организаций требуют гибкого подхода к отбору этих документов на государственное хранение.
Документы общественных объединений и организаций – это своеобразный комплекс документов, который пополняет Архивный фонд РФ информацией, являющейся важным историческим источником по изучению социально-политической истории современного общества.


Директор Центрального государственного
архива историко-политической документации
Республики Татарстан В.Г.Хамидуллина












Приложение № 1

ДОГОВОР
о сотрудничестве между ЦГА ИПД РТ и
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
(название общественного объединения)


г.Казань "____"_________ 20___ г.


В целях сохранения документов, отражающих общественно-политическую жизнь страны, деятельность политических партий, движений, общественных, религиозных и других организаций и объединений, руководствуясь Федеральным законом «Об архивном деле в РФ» и Законом РТ «Об архивном фонде РТ и архивах», ЦГА ИПД РТ, в лице директора В.Г.Хамидуллиной, действующего на основании Положения о ЦГА ИПД РТ, с одной стороны и _______________________________________________________________ __________________________________
·___________________________________________
в лице _______________________________________________________________________,
именуемая в дальнейшем "Организация", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.


ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе отбора, подготовки и передачи “Организацией” на постоянное государственное хранение в ЦГА ИПД РТ документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также их последующего использования в научных, практических и иных целях.
1.2. "Организация" безвозмездно передает в собственность государства, а ЦГА ИПД РТ принимает на постоянное государственное хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности “Организации” и ее предшественников (при их наличии), имеющие историческое, научное, политическое, социальное и культурное значение, в том числе документы на бумажной основе, кинофотофоновидеодокументы, периодические, печатные издания.
1.3. ЦГА ИПД РТ создает на базе полученных документов самостоятельный архивный фонд.
1.4. Стороны в соответствии с условиями, предусмотренными в п. 3.1.5., принимают меры для организации использования переданных на государственное хранение документов в научных, информационных и иных общественно значимых целях, в том числе через читальный зал ЦГА ИПД РТ, через публикацию и экспонирование документов.
“Организация” имеет право приоритетного пользования переданными в ЦГА ИПД РТ документами.
1.5. Договором предусматривается взаимное участие сторон в проводимых ими конференциях, круглых столах, встречах с общественностью, прессой и т.п. по вопросам, представляющим взаимный интерес. При этом инициативная сторона должна своевременно уведомить другую сторону о намечаемых мероприятиях.
1.6. Настоящий договор не налагает на подписавшие его стороны каких-либо финансовых обязательств.
1.7. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим договором, третьей стороне без письменного согласия сторон.


ПОРЯДОК РЕАЛИЗАЦИИ ДОГОВОРА

2.1. Отбор на государственное хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности “Организации” и ее предшественников, осуществляется представителями «Организации» совместно с сотрудниками ЦГА ИПД РТ.
2.2. Отбор и передача документов на государственное хранение проводятся ежегодно в согласованные с “Организацией” сроки.
2.3. Передача документов в ЦГА ИПД РТ осуществляется по акту передачи-приема дел.

ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

3.1. “Организация” обязуется:
3.1.1. Предоставить представителям ЦГА ИПД РТ возможность доступа к документам для проведения работы по отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение; принять участие в подготовке акта передачи-приема дел и сдаточной описи (если она составляется).
3.1.2. Передать первый комплекс документов ЦГА ИПД РТ в течение 1-2 месяцев после заключения данного договора, а в дальнейшем - ежегодно.
3.1.3. Обеспечить полную сохранность документов до передачи их на государственное хранение в ЦГА ИПД РТ.
3.1.4. В случае самоликвидации или ликвидации “Организации” обеспечить концентрацию и передачу в ЦГА ИПД РТ всех оставшихся документов. В случае реорганизации или новой регистрации при переименовании “Организации” преемственно продолжить передачу документов на государственное хранение.
3.1.5. Разрешить ЦГА ИПД РТ организовать использование переданных на постоянное государственное хранение документов в научных, исследовательских, информационных и иных общественно значимых целях (выбрать один из вариантов):
- по усмотрению ЦГА ИПД РТ без ограничения доступа;
- по усмотрению ЦГА ИПД РТ, но не ранее чем через _____ лет после фактической передачи документов;
- по письменному разрешению “Организации”;
3.2. ЦГА ИПД РТ обязуется:
3.2.1. В согласованные сторонами сроки принять документы “Организации” на постоянное государственное хранение по соответствующим актам, сдаточным описям или перечням документов на условиях данного договора. Провести безвозмездно научно-техническую обработку документов. Обеспечить полную сохранность принятых документов постоянного хранения и организацию работы с ними с соблюдением действующих правил и требований архивной технологии.
3.2.2. При ликвидации “Организации” в случае отсутствия правопреемника принять на государственное хранение образовавшиеся в ее деятельности документы.
3.2.3. Оказывать “Организации” безвозмездные консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовке их для архивного хранения.
3.2.4. Предоставлять “Организации” по ее просьбе ксерокопии переданных на государственное хранение документов с учетом технических и финансовых возможностей ЦГА ИПД РТ.

СРОК ДЕЙСТВИЯ И УСЛОВИЯ ИЗМЕНЕНИЯ ДОГОВОРА

4.1. Настоящий договор не имеет установленного срока действия и вступает в силу с момента его подписания обеими сторонами.
Настоящий договор может быть расторгнут по желанию одной из сторон, о чем заранее, за 2 месяца, необходимо уведомить другую сторону. Основанием для расторжения договора могут служить нарушения одной из сторон пунктов настоящего договора. При этом документы, поступившие в ЦГА ИПД РТ до момента расторжения договора и образующие фонд “Организации”, не подлежат возврату.
4.2. Условия договора могут быть изменены или дополнены по обоюдному согласию сторон. Соглашение об изменении и дополнении условий договора совершается в той же форме, что и договор.
Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

1-й экз. - “Организации”, 2-ой экз. – ЦГА ИПД РТ



Юридические адреса сторон :


Центральный государственный "Организация"________________
архив историко-политической ____________________________
документации РТ Адрес_______________________
420066 г.Казань ____________________________
ул.Декабристов, 4 тел.:292-83-74 тел.

Подписи сторон :


Директор ЦГА ИПД РТ Руководитель “Организации”
______________ В.Г.Хамидуллина ____________________________
(подпись, расшифровка подписи)
“___ “ ____________ 20 г. “___ “ ____________ 20 г.







Приложение № 2

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ
о включении ______________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование организации)
в список источников комплектования ЦГА ИПД РТ


1.Наименование организации (по учредительным документам) __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Дата образования (создания) организации (на основании нормативного акта) _____________________________________________________________________________

3. Место, занимаемое организацией в общественной жизни (подведомственность) _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. Вид деятельности, функционально-целевое назначение (какие стороны общественно-политической, экономической, социальной и культурной жизни (республики, района, города) отражаются в деятельности данной организации)
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5. Масштаб деятельности организации (территория, на которой осуществляется деятельность, наличие местных отделений и т.д.) _________________________________________
_____________________________________________________________________________

6. Полнота состава документов (в каких документах, образующихся в деятельности организации, и как полно отражаются ее основные функции, какая часть этих документов дублируется в фондах вышестоящих органов и других организациях).
Создание научно-технической, технической и аудиовизуальной документации. _____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

7. Вывод (о целесообразности включения организации в состав источников комплектования архива с указанием формы приема документов) _________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


____________________ ______________ ________________
Должность подпись Расшифровка

«______»____________20 г.
Приложение № 3


А Н К Е Т А

общественной организации для составления справки
о включении в список источников комплектования


Полное наименование организации____________________________________
__________________________________________________________________

Местонахождение __________________________________________________

Телефон __________________________________________________________

Где и когда создана _________________________________________________
__________________________________________________________________

Где и когда зарегистрирована ________________________________________
__________________________________________________________________

Основные документы, когда и где приняты _____________________________
__________________________________________________________________

Руководящий орган_________________________________________________

Количество членов _________________________________________________

Из них в г.Казани ___________________________________________________

Печатный орган ____________________________________________________

Основные цели организации _________________________________________
__________________________________________________________________

Какие документы будут формироваться
в процессе деятельности организации _________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________


«______»______________20 г.

Заголовок 1 Заголовок 315

Приложенные файлы

  • doc 15107269
    Размер файла: 84 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий